Terugblik op tien jaar voorraadadministratie
Aha 18
'Op naar een papierloze winkel!' Zo klonk het in mei 1995. Onder de noemer RAS (Radicaal Anders Sturen) werd
toen het startsein gegeven voor vergevorderde automatisering van de administratieve systemen. Ruim tien jaar
later is er aan de toenmalige uitgangspunten vrijwel niets veranderd. Maar aan de uitvoering des te meer. Met
één druk op de knop weet elke winkel tegenwoordig wat er verdiend wordt. Dat is wel eens anders geweest.
Winst in het ongewis
In de oude wereld, we spreken 1995 en eerder...
Naar 100 procent scanning
Weg met de papierwinkel
Alles automatisch
Harco van
Meerten
maar een of twee keer per jaar werd gecontroleerd door middel van
balansen. Actieprijzen, derving en seizoensartikelen en wijzigingen in
inkoopcondities, bijvoorbeeld wanneer er grote partijen werden in
gestuwd, verstoorden de omzet- en brutowinstcijfers weken later nog.’
In 1995 ging het administratieve roer definitief om. Albert Heijn zette
koers naar een nieuwe administratieve structuur die de supermarkt
managers en ondernemers nieuwe mogelijkheden zou bieden om het
maximale rendement uit hun winkel te halen. De uitgangspunten
toen? Elke dag de werkelijke winst, papierloze communicatie en een
uniforme administratieve werkwijze. Een droomscenario werd wer
kelijkheid. Al ging het niet over één nacht ijs. Peter van de Weijden
(Accounting Plaza), Harco van Meerten en Peter Graaf (beiden
AH IT) maakten deel uit van het team dat jarenlang werkte aan een
ommekeer in de administratieve verwerking van de voorraad
administratie.
Dat behoeft uitleg. Peter van der Weijden, toenmalig projectleider RAS:
‘Tot dan toe maakten winkels op basis van de instuwingscijfers en balan
sen een voorlopige schatting van de omzet/brutowinst. Ze wisten eigen
lijk niet wat ze exact per product aan de verkoop overhielden. Sterker
nog, de winkel wist gemiddeld pas na vijf weken wat de winst was. Een
winst die dan een zo goed mogelijke benadering van de werkelijkheid
was en niet eens hoefde te kloppen omdat de voorraad in de winkel
.vertoonden de goederen bewegingen en de elektronische stroom veel
afwijkingen.
.vond de boekhoudkundige verwerking van alle winkelverkopen op
papier plaats op het hoofdkantoor.
.werden omzetten in spannende tijden rond gebeld.
.werkten commercieel managers op het hoofdkantoor met de inge
stuwde marge. Een marge die afweek van de werkelijke marge op de
omzet in de winkels.
.wist geen winkel wat werkelijk de brutowinst was.
Een belangrijke eerste stap was het faciliteren van 100 procent
betrouwbare scanning. Peter Graaf: ‘Scanning was er al, maar de
administratie werd niet gebaseerd op de verkoopgegevens. Aan de
kassa hebben we nu honderd procent scanning. Als een artikel ont
breekt of niet scant dan kun je niks invoeren. Simpel en doeltreffend.
De koppeling van kostprijs en product in FVOS gebeurt automatisch
en geeft je direct inzicht in de marge. Daarnaast zijn zaken als derving
zichtbaar. Dat zorgt ervoor datje tijdig kunt bijsturen en voorkomt
een domper op de resultaten achteraf.’
Een tweede belangrijke stap was het terugdringen van de immense
wekelijkse papiermassa tussen winkel en hoofdkantoor. Daar was men
75 procent van de tijd bezig met het invoeren, controleren en corrige
ren van winkelgegevens. Gegevens die grotendeels al voor operatione
le processen aanwezig waren en nu ook voor de administratie
gebruikt konden worden. Waar vroeger nog werd gewerkt met papie-
ren retour- en pakbonnen worden er nu elektronische facturen ver
zonden. Vrijwel alles is scanbaar, ook filiaalbonnen, acties en OKG.
Peter van der Weijden: ‘Het bedrijfsresultaat is in het proces opgeno
men en de kassamedewerker doet, vaak zonder dat hij of zij het weet,
