Bij invoering Financieel Informatie
Systeem niet over één nacht ijs
Jubileumlüst
Flitsen
pagina 13
Een computer neemt tegenwoordig als elektroni
sche rechterhand veel vervelend doe- en denk
werk uit handen. In het leven van de hedendaagse
aardbewoner speelt de 'chip' een niet meer weg te
denken rol. Het begint 's morgens al met het af
gaan van de wekkerradio en eindigt wanneer we
na het laatste journaal via de afstandsbediening
nog even een teletekst-pagina doornemen. Ook
op het werk is die invloed duidelijk merkbaar ge
worden. We bestellen, tellen en bellen tegen
woordig sneller dank zij de verfijning van de mi-
cro-elektronica. En het gaat maar door. Wat giste
ren werd uitgevonden, is morgen al weer ouder
wets. De computerspecialisten zeggen zelfs zon
der blikken of blozen dat de huidige stand van de
techniek nog maar nauwelijks de kinderschoenen
is ontgroeid. Naast alle nieuwigheden, worden be
staande automatiseringsprocessen ook steeds
weer verbeterd. Een voorbeeld daarvan binnen
Ahold is de komst van het Financieel Informatie
Systeem (FIS), waardoor de administratie vlotter
de gewenste informatie kan leveren.
Ahold werkt inmiddels al
ruim 10 jaar met een geauto
matiseerd grootboeksys
teem. Simpel gezegd is dat
het huishoudboekje van de
onderneming waarin alle fi
nanciële handelingen en ge
gevens worden vastgelegd.
Het tot voor kort gebruikte
systeem werkte volgens het
principe dat naast de directe
gegevensinvoer uit andere
systemen de financiële muta
ties handmatig op ponsdocu
menten werden ingevuld en
verwerkt. Dit proces staat be
kend als de 'batch-verwer-
king', dat nogal tijdrovend is
met grote kans op fouten. Dit
grootboeksysteem kon
slechts eenmaal in een perio
de van vier weken worden
afgesloten, waarna de resulta
ten konden worden vastge
steld en gerapporteerd. Het
gemis om tussentijds finan
ciële informatie te verschaf
fen werd ondervangen door
aanvullende faciliteiten zoals
de Personal Computer (PC).
Een snelle wereld
In het begin van de jaren '80
werd de roep om snellere fi
nanciële informatie steeds
luider. De heer C. Sterk (Di
recteur Administratie Ahold)
en H.J. Vink (Hoofd Admini
stratie Albert Heijn) lichten
de komst van een nieuw sys
teem als volgt toe: „We leven
nu eenmaal in een snelle we
reld. Dat geldt ook voor de
administratie. De mensen die
afhankelijk zijn van de finan
ciële informatie, willen die
het liefst gisteren op hun bu
reau hebben. Met het oude
systeem was dat niet of nau
welijks mogelijk. Dat wil niet
zeggen dat het bestaande sys
teem niet goed registreerde,
maar de toegankelijkheid tot
de gegevens en de flexibili
teit van de rapportering lie
ten te wensen over. De hele
markt waarop Ahold ope
reert is daarnaast ook be
hoorlijk veranderd. Daarom
is vandaag de dag de nood
zaak aanwezig om alles in de
tail te weten om tot een effi
ciëntere bedrijfsvoering te
kunnen komen. Er moet snel
worden gereageerd op ver
anderingen en ontwikkelin
gen. FIS gaat daarbij helpen,
want nu zijn vele belangrijke
financiële gegevens direct
via een beeldscherm be
schikbaar."
Knoop
doorhakken
Begin 1984 startte gelijktij
dig op concernniveau en bin
nen Albert Heijn een onder
zoek naar de manier waarop
de financiële informatie
voorziening beter kon wor
den gestructureerd. De uit
komsten van de onderzoeken
waren vergelijkbaar en vul
den elkaar zelfs aan. Deze in
formatie werd in een eind
rapport verwoord. Met de
uitkomsten en aanbevelin
gen uit dit rapport onder de
arm, ging een projectgroep
de automatiseringsmarkt op
om een geschikt pakket te
vinden. Na een zorgvuldige
selectie van diverse pakket
ten kwam naar voren dat on
mogelijk aan alle wensen kon
worden voldaan. Uiteindelijk
werd medio 1985 de knoop
doorgehakt om het pakket
van McCormack en Dodge
aan te schaffen. Dit systeem
kwam voor het merendeel
aan de wensen tegemoet.
„Dat betekende overigens
niet dat de administraties een
maand later op FIS zijn over
gestapt. Ook op het gebied
van automatisering gaat
Ahold beslist niet over één
nacht ijs", laat FIS-projectlei-
der T. Roodenburg ons we
ten. .Allereerst moesten de
experts van de projectgroep
het systeem zelf goed onder
de knie krijgen en werden er
voorbereidingen getroffen
om de toekomstige gebrui
kers intern te kunnen oplei
den."
De collega's Vink en Sterk
vullen aan. „Het is met FIS net
als met de aanschaf van een
auto. Het instructieboekje is
prachtig, maar je moet wel
eerst een paar ritten maken
voordat je er echt goed in
kunt rijden."
Het overzicht niet
verliezen
Tijdens het proefdraaien
bleek dat het systeem inder
daad kon waarmaken wat
door de leverancier was toe
gezegd. Na alle testen en on
derzoeken was de tijd aange
broken dat de theorie plaats
moest maken voor de prak
tijk. Daarvoor moest een be
drijfsonderdeel worden ge
kozen dat alle facetten van
een werkmaatschappij in
zich heeft, maar aan de ande
re kant niet te groot mocht
zijn teneinde het overzicht
niet te verliezen. Het be
drijfsonderdeel dat aan deze
voorwaarden voldeed, was
de administratie van de
groente- en bloemencentra-
les van Albert Heijn op het
hoofdkantoor in Zaandam.
Nadat de betrokken mede
werkers waren opgeleid,
werd er gedurende een pe
riode van vier weken een
schaduwfase ingelast waarbij
alle financiële gegevens zo
wel in het oude als in het
nieuwe systeem werden in
gebracht. Deze fase verliep
naar wens en gaf voldoende
Van links naar rechts, mw. M.
Dullemond, G. Huijser, Z. van
derLingen, T Roodenburg, F.
Kaal, II. Masker, H. Boldingh,
E. Boon, G.J. van Loo.
vertrouwen om eind augus
tus 1986 met het FIS-systeem
in de praktijk te gaan werken.
Gebruiker van het eerste uur
de heer J. Rozema, afdelings
chef van de groente- en bloe-
menadministratie, zegt tevre
den over FIS te zijn. „In de
praktijk zijn we geen onover
komelijke problemen tegen
gekomen. Het enige dat in
het begin met de nodige ar
gusogen werd bekeken, was
de installatie van de beeld
schermen op de bureaus.
Maar toen wij zagen dat het
dagelijks werken met FIS di
recter en efficiënter ging,
was dat al gauw verleden tijd.
Met FIS wordt tijd bespaard
en bovendien werkt het pret
tiger omdat de tijd waarin de
financiële rapportage moet
worden opgesteld kan wor
den verkort. Ik denk dat het
succes van de acceptatie van
FIS ook te maken heeft gehad
met de aanwezige motivatie.
Men was die handmatige
werkzaamheden echt zat. Als
er dan een systeem komt dat
dat bezwaar wegneemt, dan
wordt zoiets met open armen
ontvangen."
Verdere invoering
binnen twee jaar
Mede op basis van het succes
op de afdeling van de heer
Rozema, werd FIS in de eer
ste week van januari van dit
jaar op de hoofdkantoor-ad
ministratie van Albert Heijn
in gebruik genomen. Na ruim
4 maanden ervaring kan wor
den gesteld dat dit systeem
ook bij de omvangrijke admi
nistratie van Albert Heijn
succesvol werkt.
De heren Vink en Sterk tot
slot: „Zeker, wij zijn heel te
vreden en zullen FIS nu bin
nen heel Ahold gaan invoe
ren. Een compliment voor
het projectteam is hier op
zijn plaats. Zij hebben dit al
les op kundige wijze voorbe
reid en ons in de beginfase
goede ondersteuning gege
ven. Aan welke termijn ge
dacht moet worden voor de
verdere invoering? Wij plan
nen dat over ongeveer twee
jaar alle werkmaatschappijen
volop met FIS aan het werk
zullen zijn. Naast administra
tieve afdelingen zullen ook
andere gebruikersgroepen
van de werkmaatschappijen
met FIS moeten gaan werken
om alle informatiemogelijk
heden van het systeem te be
nutten."
K. Meyer
1396
03-08
12,5
Naam
Bedrijfs
Datum
J. Emmink
1164
06-08
25
onderdeel
J. Hilwerda
HK
06-08
25
A.J. Meyboom
Meester
06-08
25
Mw. M.M. Rijk-Hoonderd
1088
01-07
12,5
G. de Mol
1054
07-08
25
Mw. Y. Beumer-Hazevoet
HK
02-07
12,5
Mw. M.C.J. De Wert-van Dommelen
1464
08-08
12,5
F.A. Elsendoorn
1289
02-07
12,5
Mw. C.M. v.d. Linden-van Halteren
CS z
10-08
12,5
J.H. van Essen
1114
02-07
25
K. Boerlijst
1123
11-08
40
Mw. J.A. I.ouwaars-van Menxel
1162
02-07
12,5
Mw. M.L Fraser-van Kempen
HK
11-08
12,5
Mw. G.J.M. Princen-van de Haterd
1222
02-07
12,5
Mw. T. Huizing-Sijtsma
1705
11-08
12,5
Mw. A. Roelofs-Hubert
1435
02-07
12,5
L.J. Jonker
1223
11-08
40
P. Sint
HK
02-07
25
Mw E Koningsbruggen-Wardenier
1047
11-08
12.5
Mw. H.G.C. Wordragen-van Poppel
1707
02-07
12,5
Mw. E.M.J. Neudorfer-Schols
1109
11-08
12,5
J.V.M. van Galen
DC Z
04-07
25
Mw. M.G. Hagman-Visser
1183
12-08
12,5
J.W. Feiken
1161
06-07
12,5
W.M.L.T. Noellen
1003
13-08
25
P. Hendriks
Albro
06-07
12,5
J. Groot
HK
14-08
25
P.J.H. v.d. Heuvel
1712
06-07
12,5
P.A. Phiferons
1437
14-08
40
P.M. de Jong
1310
06-07
12,5
G. Spaargaren
HK
15-08
25
M. van de Kolk
Kok-Ede
06-07
25
Mw. E.J. van Berge-Westerveld
CS Z
17-08
12,5
Mw. F.J. van Staveren-van Wijk
1207
06-07
12,5
W.S. de Graef
HK
17-08
12,5
H.G. van Dam
HK
07-07
25
Mw. A.M.E. Smudde-Wigbers
1709
17-08
12,5
Mw. H.H.A. de Klerk-Vranken
1052
09-07
12,5
Mw. O. van Dijk
HK
18-08
12,5
A. van de List
0055
13-07
12,5
Mw. G. Kuik-Meyer
1052
19-08
12,5
Mw. I.C.J. Schoorl-Baltjes
1283
15-07
12,5
J.F. Haspels
7068
20-08
25
G. van Essen
Meester
18-07
25
R. Menkveld
HK
20-08
25
Mw. M.C. Meyer-Teiwes
1063
20-07
12,5
Mw. J. Blomsma-Slofstra
1222
24-08
12,5
Mw. E. Jansen-Stachowiak
1299
20-07
12,5
A.A. Krechting
0057
24-08
12,5
Mw. M.A.H. Burger-van der Ven
1183
21-07
12.5
J.A.H. van der Moolen
CR
24-08
25
Mw. S. Duif
1706
21-07
12,5
C. Schoon
CS Z
24-08
12.5
Mw. E.W. Tiel-van Noort
1118
21-07
12,5
Mw. B. Deutekom-van Koopman
HK
25-08
12,5
C. Vernooy
HK
24-07
25
Mw. D.I.M. Geloof-van Kokke
1007
26-08
12,5
Mw. E.G. Boer-Degenhardt
1161
27-07
12,5
Mw. M.T.W, Jansen-Varwijk
1085
26-08
12,5
Mw. G.P. Huiberts-Swet
1293
27-07
12,5
J.H.H. Aelmans
1707
27-08
25
O. Ottens
DC Z
27-07
12,5
C.M. Baars
1268
27-08
25
A. Ouaissa
DC Z
27-07
12,5
B.J. Barneveld
Meester
27-08
25
Mw. E. Six-van Berge
HK
27-07
12,5
J. Burggraaf
HK
27-08
25
Mw. G.D. Erkemey-Blitz
1030
29-07
12,5
J.E. van Dijk
GC B
27-08
25
Mw. A.M.M. Beerens
7228
01-08
25
J. Kerkhoven
Marvelo
27-08
25
C.L.M. van Hoof
1212
01-08
25
J.D. Knuyt
1188
27-08
25
Mw. C.A. Ubink-Oorschot
HK
01-08
12,5
E.J.A. Lozeman
Meester
27-08
25
G.J. Gerritsen
Kok-Ede
03-08
12,5
T. Roodenburg
HK
27-08
25
B. Hammingh
1231
03-08
12,5
HHHHi
W.J.G. Peerlings
1192
29-08
25
