Proef met werkplek
automatisering lijkt te slagen
AHOLD
EN
AUTOMATISERING
Grote belangstelling voor de
„personal computer
manifestatie"
Fax verdringt
pagina 4
Flitsen
„In het begin vonden sommige deelnemers
het best vreemd. Ze zaten met het zweet in
hun handen naar het beeldscherm te staren
en drukten met de angst in het hart zo nu en
dan op een knopje. Na verloop van tijd zag
men dat het allemaal reuze meeviel en dat
het beslist handig is en bovendien tijd be
spaart."
Met de heer L Vastenou. se
nior consultant van de afde
ling Beslissing Ondersteu
nende Systemen (BOS), is
het onderwerp werkpjekau-
tomatisering aangesneden.
De afdeling BOS, ook wel het
Ahold Informatie Centrum
genoemd, valt onder het Di
rectoraat Systemen van
Ahold. Sinds vorig jaar okto
ber loopt binnen Ahold een
proef waar een dertigtal me
dewerkers aan deelneemt.
Via het beeldscherm kunnen
deze mensen, die her en der
werken, nu snel met elkaar
„praten". Ze kunnen allerlei
berichten naar elkaar sturen.
Het is mogelijk teksten op te
slaan in of op te vragen uit
een „centrale bibliotheek"
en men kan de agenda-van
zichzelf bijhouden en van
anderen raadplegen. Wan
neer het experiment slaagt,
dan zal dat een belangrijke
stap betekenen in de
kantoorautomatisering bin
nen Ahold.
Betere
communicatie
Vastenou neemt plaats ach
ter zijn beeldscherm en ver
richt een aantal handelingen
op het toetsenbord. „Dit is
een test ten behoeve van
redactie Flitsen" is de tekst
die op zijn beeldscherm ver
schijnt. Na een druk op weer
een andere knop is het be
richt overgeseind naar alle
personen die bij de werk-
plekautomatiseringsproef
betrokken zijn. „Gesteld dat
ik dit bericht nu aan ieder
een had willen doorgeven",
zo legt hij uit, „dan had ik
eerst een dertigtal memo's
moeten laten kopiëren en
door de huispost laten
bezorgen. Via de terminal
gaat dit wel even iets snel
ler. Bovendien is de hoe
veelheid tekst niet aan een
limiet gebonden." Aan deze
werkplekautomatiserings-
proefwordt door managers,
secretaressen en de zoge
naamde „professionele wer
kers met computers" meege
daan. Eenieder heeft de be
schikking over een beeld
scherm plus toetsenbord
waarmee de communicatie
wordt uitgevoerd. De facili
teiten van automatisering
binnen Ahold komen meer
en meer bij de uiteindelijke
gebruikers ter plekke be
schikbaar. Tot voor kort was
vooral ervaring opgedaan
met het persoonlijk compu
tergebruik, dat helpt bij het
sneller kunnen nemen van
beslissingen en met de tekst
verwerkers. Bij het werk-
plekautomatiseringproject
zijn deze twee elementen sa
mengevoegd. Het beeld
scherm dat nu op tafel staat
kan dus simpel gezegd reke
nen en teksten onthouden
en overseinen. Het doel van
deze proef is er achter te ko
men of het systeem functio
neert, waar de gebreken zit
ten en of het op grote schaal
kan worden toegepast.
De behoefte aan uitbreiding
van onder andere de tekst
verwerkingsmogelijkheden
en de vraag naar betere vor
men van communicatie zijn
twee van de redenen waar
om vorig jaar met het expe
riment werd gestart. Uit een
rapport dat aan de deelne
mers werd gestuurd blijkt,
„dat de werkplekautomatise
ring een zich snel versprei
dende techniek is. Vooral in
Amerika worden de moge-
lijkhcdeh op dit terrein be
nut. Eén van de redenen - en
daar noodzaak - is de moge
lijkheid tijd en afstand te
overbruggen." Binnen Ahold
zijn deelnemers geselec
teerd die in de praktijk al da
gelijks veel contact met el
kaar hadden. Gesteld wordt
dat deze techniek er is om
de bestaande communicatie
te verbeteren, maar niet om
communicatie te creëren. In
het werkplekaulomatise-
ringsproject is een aantal
nieuwe technieken geïntro
duceerd. Allereerst is dat de
„Electronic Mail" Hiermee
kunnen de deelnemers be
richten naar elkaar sturen.
Dat kan een simpel brietje
zijn, maar het kunnen bij
voorbeeld ook uitgebreide
notulen zijn. Eenieder heeft
de beschikking over een
elektronische „postbak". Op
het beeldscherm wordt aan
gegeven dat een bericht is
aangekomen en gelezen
dient te worden. Het voor
deel hiervan is dat de gebrui
ker niet langer afhankelijk
van de telefoon is. „In ge
sprek" of „niet op zijn
plaats" blijft een tijdrovend
verschijnsel. Volgens de
heer Vastenou vereist een
„postbak" wel een zekere
mate van discipline. „Regel
matig zal de gebruiker van
het beeldscherm even moe
ten kijken of er iets is aange
komen, anders werkt het
nog niet", zo is hij van me
ning.
Besparing
Ook het opvragen en/of op
slaan van teksten is in de
proef opgenomen. Voorzien
van kenmerken (letters,
woorden of afkortingen
kunnen de teksten worden
opgeslagen en op dezelfde
manier worden opgevraagd.
,Je kunt hiermee kasten en
dossiermappen besparen",
aldus Vastenou. De gebrui
ker bepaalt overigens zelf
wanneer de teksten uit het
Weliswaar heeft de microcomputer in de kantoor
inventarisatie qua aantal nog niet de plaats van de
schrijfmachine ingenomen, maar het verschil
wordt met de maand kleiner. Ahold telt al 700
gebruikers die aan persoonlijk computergebruik
doen door middel van beeldschermen gekoppeld
aan de centrale computer dan wel de microcom
puter. Het ziet ernaar uit, dat in de komende twee
jaar dit getal aanzienlijk groter zal worden.
Aan het directoraat Syste
men zal het beslist niet
liggen. Drs. J.F. Dosker,
manager van het Ahold
Informatie Centrum: „De
ontwikkelingen gaan zo
snel, dat ik me niet aan
een uitspraak wil binden.
Maar dat we bij Ahold pas
de eerste stappen hebben
gezet in een breed auto
matiseringsprogramma is
duidelijk. De 700 mensen
die bij Ahold aan per
soonlijk computerge
bruik doen zorgen voor
liefst 3-000 aansluit-uren
per week op de grote
Ahold-computer."
Hoezeer Doskers prognose
door anderen wordt gedeeld
bleek vrijdag 23 mei jl., toen
in de filmzaal van het hoofd
kantoor voor de eerste keer
een „personal computer ma
nifestatie" werd gehouden.
Ruim 300 vakgerichte be
langstellenden lieten zich op
de hoogte brengen van al het
nieuws dat zich op de markt
heeft aangediend. En om aan
te geven hoe groot de be
langstelling is: nog vóór de
manifestatie hadden zich al
weer enkele tientallen ge
meld voor een volgende
seance. Drs. Dosker: „En die
zal er vrijwel zeker komen.
Wil je de gebruikers infor
meren over de laatste ont
wikkelingen, dan zul je min
stens eens per jaar zo'n pre
sentatie moeten houden."
De voorbereiding kostte de
heren M. van Marion (direc
teur Systemen), Dosker en
de tien medewerkers van de
computtg-lcesbarc geheu
gen mogen worden verwij
derd. .Afdrukken op papier
van de informatie kan, maar
is niet strikt noodzakelijk. Al
le gebruikers hebben tevens
de beschikking over een
elektronische agenda. Meer
dere personen kunnen dat
op hun eigen beeldscherm
zien. De gebruiker heeft zelf
aangegeven wie erin mogen
„kijken" en eventueel op de
vrije ruimte een afspraak
kunnen maken. Een afspraak
met meerdere personen is
door middel van dit systeem
een regelrechte uitkomst.
Hoewel de proef werkplek
automatisering nóg niet is af
gerond. is het merendeel van
de reacties die door de deel-
dienst Beslissing Ondersteu
nende Systemen (BOS) nog
al wat hoofdbrekens. Dank
zij enkele organisatorische
hoogstandjes lukte het de
zaal te vullen met een assor
timent aan apparatuur dat
voor de bezoekers herken
baar was, maar dat boven
dien was aangevuld met de
nieuwste snufjes. Opgeke
ken werd ook van het op het
laatste moment beschikbaar
gekomen nieuwe type draag
bare computer (waarvan er
nog maar vijf in ons land
zijn) en van de software, die
het onderling uitwisselen
van memo's en afstemmen
van agenda's mogelijk maakt.
Om alles voor iedereen zo
veel mogelijk „toegankelijk"
te maken waren de 300 be
zoekers verdeeld over zeven
ploegen die elk een uur
mochten kijken, vragen en
experimenteren. Dosker:
„Het is ons wel duidelijk ge
worden dat de belangstelling
voor dit onderwerp zeer
groot is. En dat is prettig
want de mogelijkheden om
de persoonlijke effectiviteit
te verbeteren met moderne
hulomiddelen zijn ernorm."
nemers worden gegeven po
sitief te noemen. Vastenou
zegt hierover: „Zeker, zo nu
en dan komen wij dingen te
gen die we niet verwacht
hadden. Inderdaad, dat zijn
nog de kinderziekten, maar
door de bank genomen le
vert het alleen tijdwinst op."
Momenteel is hpt experi
ment nog in volle gang. Ver
wacht wordt dat voor de
herfst van dit jaar de proef
periode zal zijn -afgesloten.
Daarna zal een evaluatie
plaatsvinden. Op basis hier
van zal in de zgn. Policy
Board Systemen worden be
paald of, en met welke appa
ratuur/programmatuur, d eze
proef wordt omgezet in per
manent gebruik.
Ahold beschikt sinds april
vorig jaar over fax-appara-
tuur. Zowel bij de Centra
le Tekstverwerking als bij
de Raad van Bestuur en
Ahead staan fax-toestel
len. Binnenkort zullen
ook de drie distributie
centra worden uitgerust
met fax. Het omvangrijke
telexverkeer tussen het
hoofdkantoor en de DC's
behoort daarmee tot het
verleden.
Wat is fax? Fax is een soort
fotokopieerapparaat dat op
een telefoonlijn is aangeslo
ten, waardoor het in staat is
een tekst, een foto, een teke
ning. een grafiek, etc. over te
zenden naar een soortgelijk
apparaat, dat een kopie pro
duceert. Hoewel dit principe
al langer dan een eeuw oud
is. is het gebruik van fax pas
de laatste jaren in een
stroomversnelling geraakt
door de technische ontwik
kelingen op dit gebied. De
PTT-faxgids van 1984 ver
meldde 2.000 aansluitingen.
De nieuwste gids telt er ruim
6.000. Steeds meer bedrij
ven schakelen over op fax als
vervanger van telex. Niet al
leen omdat het goedkoop is,
maar vooral ook omdat de
overdracht veel sneller ver
loopt. Een telexbericht moet
eerst worden ingetoetst. Dat
is bij fax niet nodig. „Naar
een ontvanger in Nederland
duurt het versturen van een
document op A4 formaat on
geveer 20 seconden", meldt
Paul Gill, hoofd van de Cen
trale Tekstverwerking
(CTV) op het hoofdkantoor.
„Naar het buitenland duurt
het wat langer. Het oversei
nen van een fax-bericht naar
BI-LO duurt ongeveer 1 a
IVï minuut. Dan ligt de ko
pie in Amerika dus in de bak.
Het enige wat je naast het
fax-apparaat nodig hebt is
een directe telefoonlijn die
aan het toestel is gekoppeld.
Je belt het nummer van het
fax-apparaat waar je wat
heen wilt sturen, je wacht op
een bepaalde hoge toon en
je drukt op start." De te ver
zenden berichten verdwij
nen vervolgens één voor één
in het toestel waar ze punt
voor punt afgetast en in tele
foonsignalen omgezet wor
den. Het ontvangende toe
stel zet de signalen weer te
rug in de oorspronkelijke
vorm. Bedrijven en particu
lieren die niet over fax be
schikken. maar toch brieven
of tekeningen per fax willen
versturen kunnen gebruik
maken van de faxpost: een
speciale service van de PTT.
De berichten worden daarbij
vanuit het dichtstbijzijnde
postkantoor met fax ver
stuurd. Ook het omgekeerde
is mogelijk. Een document
kan naar een adres zonder
fax verstuurd worden via het
postkantoor. De berichten
worden in dat geval per ex
presse door de PTT afgele
verd op de plaats van be
stemming. Ahold maakt
noodgedwongen regelmatig
gebruik van deze nog betrek
kelijk dure extra service van
de PTT. De fax-toestellen op
het hoofdkantoor en bij
Ahead huurt Ahold van de
PTT. Ze behoren tot de
nieuwste generatie fax-appa
ratuur. Vijfentwintig vellen
papier kunnen er achter el
kaar mee verzonden wor
den. Tot voor kort verzond
de CTV gemiddeld tussen de
800 en 900 telexen per
maand. Paul Gill schat dat er
momenteel 10% van de aan
geboden berichten per fax
worden verstuurd. Dat
wordt veel meer als ook de
DC's straks op fax overscha
kelen. Vijfentwintig procent
van alle door de afdeling lo
gistiek aangeboden berich
ten is bestemd voor de DC's
en wordt nu nog per telex
verzonden. Dat is binnen
kort verleden tijd.
Margriet de Vries, (rechts) en Mirjam Olij van de Centrale
Tekstverwerking bedienen het telefax-apparaat.
