ALBERT HEIJN HEEFT
EEN ELEKTRONISCH
KAARTSYSTEEM IN
GEBRUIK
AHOLD EN
AUTOMATISERING
AKV-cursisten ontwikkelen plan bestrijding jeugdwerkloosheid
Flitsen
pagina 5
Iedereen weet wat een kaart
systeem is, want we hebben
er allemaal wel eens mee te
maken. Bijvoorbeeld bij de
huisarts. Die gebruikt het om
de gegevens van zijn patiën
ten te kunnen onthouden.
Ook de administratie van
een sportvereniging kan niet
buiten een kaartsysteem om
de gegevens van de leden
vast te leggen. Zeker als er
meerdere takken van sport
worden bedreven. Met zo'n
sportvereniging kunnen we
ADA het best vergelijken om
de functie goed duidelijk te
kunnen maken.
Drie kaartsystemen
Een voetbalspeler of -speel
ster die in een winkel werkt;
op maandagavond een cur
sus volgt en daar donderdag
avond het huiswerk voor
maakt, is - als we de koop
avond even buiten beschou
wing laten - alleen op zondag
en op dinsdag-, woensdag
en vrijdagavond voor trai
ning en wedstrijden beschik
baar. Een beperking waar
mee de vereniging rekening
moet houden. Zeker als het
desbetreffende lid ook nog
deel uitmaakt van de tafel-
tennisafdeling. Bijna ieder
lid heeft wel de één of ande
re beperking. Om dat van -
pakweg - 200 leden en 5
sportafdelingen bij te hou
den moet de vereniging ei
genlijk over drie kaartsyste
men beschikken. Kaartsyste
men die verschillende gege
vens registreren, maar die
een nauwe relatie met elkaar
hebben. In het kaartsysteem
Sinds enige tijd is op het hoofdkantoor van Albert
Heijn bv ADA werkzaam. Tot volle tevredenheid
van allen die met haar samenwerken, want ADA is
een ijverige tante. We hadden daarom graag haar
portret bij dit artikel afgedrukt, maar dat kan niet,
want ADA is geen vrouwelijke medewerker maar
een systeem. Een elektronisch kaartsysteem dat
Assortimentsdatabase Albert Heijn" heet en dat
voor het gemak tot ADA is afgekort.
is ieder lid in alfabetische
volgorde opgenomen. Die
kaart heeft bovendien een
nummer. In het tweede sys
teem zijn de sporten geregi
streerd met bij elke sport de
nummers van de leden die
haar beoefenen. Met die ge
gevens kan een team worden
samengesteld, want alle le
den, waarvan de nummers
op de kaart staan, zijn in
theorie inzetbaar. Maar dat is
niet zo, er zijn beperkingen.
Zoals leeftijden. Een jeugd
speler kan niet in een senio
renteam worden opgesteld
en een volwassene niet in
een aspirantenteam. Om een
praktische opstelling te kun
nen maken, moeten de num
mers van de leden worden
gecontroleerd met behulp
van het derde kaartsysteem
dat de beschikbaarheid van
elk lid registreert. Met deze
drie kaartsystemen kan een
vereniging met 200 leden en
5 afdelingen best uit de voe
ten. Maar wat gebeurt er als
de vereniging 32.000 leden
en 500 afdelingen heeft?
Hetzelfde
probleem
Zo'n vereniging bestaat na
tuurlijk niet, maar het pro
bleem wel. Lees in plaats van
„leden", „afdelingen" en
„vereniging" de woorden
„artikelen", „filialen" en Ai-
bert Heijn" en het zal duide
lijk zijn wat AH met kaartsys
temen doet. Artikelen wor
den geregistreerd door het
vastleggen van alle karakte
ristieke informatie. Dat zijn
gegevens als naam, verpak
king, gewicht, houdbaarheid,
inhoud, kubieke maat, prijs,
artikelnummer, enzovoort.
Totaal zijn er meer dan 100
karakteristieken voor een ar
tikel te bedenken. Hoe
meer eigenschappen we van
het artikel kunnen vastleg
gen, des te kleiner is de kans
dat het met een ander artikel
kan worden verwisseld.
Want daar gaat het om. Alle
AH-medewerkers moeten
dezelfde taal spreken als ze
het over een bepaalde karak
teristiek hebben. Het mag
bijvoorbeeld niet voorko
men dat het DC de verkoop
prijs van een fles cola inclu
sief het statiegeld berekent,
terwijl het filiaal het statie
geld nog eens apart bere
kent. Daarom zijn alle karak
teristieken nauwkeurig vast
gelegd, zodat ze voor ieder
een herkenbaar zijn.
Assortimentsbeper
kingen
Met alle artikelen veilig en
éénduidig in het kaartsys
teem, was de volgende stap
het registreren van alle filia
len. En toen dat klaar was
ontstond de situatie dat ie
dere denkbare opstelling ge
maakt kan worden. In theo
rie, want Jan kan niet op za
terdag spelen, Yvonne is te
jong en filiaal X verkoopt
geen koffie van het merk Y.
Daarom moet er nog het der
de kaartsysteem komen om
de beschikbaarheid bij te
houden. In principe kan ie
der filiaal alle 32.000 artike
len in het assortiment heb
ben. Maar in de praktijk is
dat niet zo. Het heeft geen
zin artikelen te voeren die
niet of nauwelijks worden
verkocht. Door middel van
automatisering - denk aan de
vorige afleveringen van deze
rubriek - is het assortiment
van ieder filiaal volledig aan
gepast aan de koopbehoefte
van de mensen die in dat fi
liaal hun boodschappen
doen. Dus alleen artikelen
waar vraag naar is.
Een beperking is ook de win
kelruimte. Een filiaal met
een vloeroppervlak van 100
m2 kan wel hetzelfde assorti
ment hebben als een filiaal
dat vijf keer zo groot is, maar
het heeft nu eenmaal veel
minder schapruimte. Als het
grote filiaal 5 meter schap
beschikbaar heeft voor koffie
en aanverwante artikelen,
dan moet het kleine filiaal
het met één meter doen. En
dat betekent kiezen. Een an
dere beperking is de tijd- of
seizoengebonden artikelen
zoals kerstbroden en banket
letters. Ook regio-gebon
den artikelen zoals vlaaivul
ling en Groninger koek gel
den als een beperking. Al de
ze beperkingen - er zijn er
nog veel meer - worden in
het systeem aangeduid als
AW's, afkorting voor Artikel
Verkoop Voorwaarde. Al die
AW's - het zijn er in totaal
een dikke 3 miljoen - wor
den in het derde kaartsys
teem vastgelegd. Bij elke
AW staan de nummers ver
meld van het artikel en van
het filiaal waarvoor de be
perking geldt.
Laat het maar aan
ADA over
En zo werd ADA ruim een
jaar geleden in gebruik geno
men. Slechts een klein per
centage AH-medewerkers
kent het bestaan van het sys
teem. Maar vrijwel iedere
medewerker werkt dagelijks
met de resultaten.
Alle gegevens over artike
len, filialen en beperkin
gen zitten in één compu
tersysteem, waarvan ie
dereen gebruik maakt en
dat voorkomt heel veel
fouten. De communicatie
tussen de verschillende
onderdelen van de AH-or-
ganisatie is absoluut één
duidig en dat voorkomt
misverstanden van aller
lei aard. Wie fouten en
misverstanden voorkomt,
bespaart veel geld en
krijgt daardoor de tijd om
meer aandacht aan het ei
genlijke werk te beste
den. Dank zij ADA!
Vervolg van pagina 1.
In de nieuwe opzet moesten
we zelf aan de bak en het en
thousiasme waarmee dat
werd gedaan, bleek wel uit
de vele overuren die we op
de cursusdagen maakten."
Dumoulin verduidelijkt:
„Toen het onderwerp „so
ciale ontwikkelingen" op het
programma stond kregen we
per groepje opdracht ons
vooraf te verdiepen in bij
voorbeeld de-rol van de on
dernemingsraad. We zoch
ten dan uit hoe de OR daar
over zelf denkt, hoe de ach
terban het functioneren ziet,
hoe de vakbonden er tegen
over staan, etc. Op de cur
susdagen kwamen we dan
met onze resultaten van on
derzoek op tafel en discus
sieerden daarover met de
docenten."
Veraart: „Op deze manier
wist je als cursist al veel van
het te behandelen onder
werp af en dat gaf de discus
sie ook veel meer diepgang.
Ook de onderlinge samen
werking zorgde trouwens
voor een extra stevige
band."
V.l.n.r. Karei Karstens, Kees
Dumoulin en Herman
Veraart.
Wens
Deze enthousiaste sfeer
zorgde onder meer voor de
gemeenschappelijke wens
de cursus niet te laten ver
zanden in theorie maar te la
ten uitmonden in iets prak
tisch. Tijdens de AKV-sessie
Vergaderen/onderhandelen,
in juni 1984 te Veldho
ven, is door de cursusleiding
een aanzet gegeven om te
komen tot een AKV-project
waarin het onderwerp „Be
perking van de jeugdwerk
loosheid" centraal kwam te
staan. Vele tientallen sugges
ties kwamen op tafel. Na se
lectie bleven er twee over:
Ahold kan een reisbureau
beginnen of er kan een afde
ling „recycling" worden op
gezet. Het reisbureau viel bij
nader inzien af omdat daar
voor voornamelijk hoogge
kwalificeerd personeel no
dig zou zijn, terwijl jeugdige
werklozen meestal een lage
scholingsgraad hebben. Ver
aart, Karstens en Dumoulin
zijn wat voorzichtig met me
dedelingen over het vervolg
van het verhaal („We heb
ben alleen nog maar een aan
zet gegeven; de praktische
uitwerking moet nog ko
men"). Feit is, dat de groep
koos voor een onderzoek
naar de mogelijkheid om
voor het hergebruik van ver
pakkingsmateriaal (papier,
karton, glas, metalen) een
aparte afdeling op te zetten.
Veraart: „Naar onze mening
zitten daarin kansen om een
aantal jongeren aan een baan
te helpen. We hebben van
onze bevindingen een rap
port opgesteld dat inmiddels
is aangeboden aan drs. P. J.
van Dun, lid van de Raad van
Bestuur van Ahold. Deze
heeft ons gezegd blij te zijn
met ons initiatief en heeft de
AKV-leden de uitdaging
meegegeven het rapport ver
der uit te werken."
Uitwerking
En Karstens en Dumoulin
vullen aan: „We gaan - met
vijf medecursisten - uitzoe
ken wat de kansen zijn. Daar
voor moeten we gegevens
verzamelen in de filialen, de
vervoerssector, de DC's, etc.
Een deel van dat werk kun
nen we mogelijk in de tijd
van de baas doen, maar zeker
gaat er ook veel vrije tijd in
zitten. Dat hebben we er
echter graag voor over. We
hebben afgesproken dat het
al of niet doorgaan van het
project binnen een halfjaar
moet vaststaan."
