ORDER
ENTRY
EN FRANK
KRAMER
AHOLD EN
AUTOMATISERING
imtsen
pagina 5
die is voorzien van een soort
pen die een uit streepjes be
staande code kan „lezen".
Men noemt dit een Barcode-
pen. (Barcode is een ander
woord voor streepjescode).
Hoe werkt het nu in de prak
tijk bij Albert Heijn? Als er
bestellingen moeten worden
opgenomen loopt een mede
werker van Albert Heijn naar
de schappen die hij of zij on
der „beheer" heeft. Op de
schapplanken, onder te be
stellen artikelen, zijn oranje
stickers aangebracht. Op de
ze stickers staat om welk
produkt het gaat en wat de
verkoopprijs per stuk is. Ook
staat er een streepjescode
op. Deze code correspon
deert met het te bestellen
produkt. Wat men nu moet
doen is simpel. Men haalt de
leespen over de streepjesco
de en als men „piep" hoort is
de bestelling opgenomen in
het geheugen van het order
entry-apparaat. Heeft men
echter bijvoorbeeld een
twintigtal besteleenheden
nodig dan haalt men één
maal de leespen over de co
de en toetst daarna 20 in.
Het wil wel eens gebeuren
dat de streepjescode is be
schadigd zodat de leespen
de code niet kan lezen. Daar
voor is een oplossing. Onder
de streepjescode staat een
aantal cijfers die correspon
deren met de streepjescode.
Als men die cijfers intoetst
op het order entry-apparaat
dat ook wel handterminal
wordt genoemd, wordt de
bestelling ook in het geheu
gen opgenomen.
Als een aantal bestellingen in
het apparaat is opgeslagen,
dan wordt het aangesloten
op de filiaalterminal (mo
dem) en via een normale te
lefoonverbinding doorge
seind aan de ontvangstcom
puter op het hoofdkantoor.
Conny Schils: „Bij Etos gaat
het iets anders. Ik ga met het
bestelboek waarin de barco
des zijn afgebeeld, de winkel
door en ik noteer de hoe
veelheden die ik moet be
stellen. Als ik daar mee klaar
ben, dan toets ik achter mijn
bureau in het kantoortje de
aantallen in en ik lees met de
leespen de bijbehorende
barcode in het bestelboek.
Dan sluit ik het orderentry-
apparaat aan op het spreck-
gedeelte van de telefoon
hoorn; draai het nummer en
als de verbinding tot stand
gebracht is wordt de bestel
ling overgeseind."
Na ontvangst in Zaandam
wordt de binnengekomen
bestelling op een aantal pun
ten gecontroleerd. Als dat
gebeurd is worden de gege
vens overgedragen aan een
groter computersysteem. In
dat systeem wordt bekeken
Conny Schils, bedrijfsleidster
in Apeldoorn.
of het bestelde artikel door
het filiaal mag worden ver
kocht. wordt de financiële
administratie uitgevoerd en
worden de gevolgen van de
bestelling in de voorraadad-
ministratie verwerkt. Daarna
gaat de bestelling naar het
distributiecentrum. Daar
wordt voor iedere bestelde
doos een ophaalsticker ge
maakt. Met de ophaal-
stickers op vellen, verzamelt
de magazijnbediende alle be
stelde dozen. Op iedere
doos plakt hij een sticker. Als
hij klaar is, heeft hij geen
sticker meer over en heeft
hij zich zelf gecontroleerd.
De bestelling kan nu, door
het DC, bij het filiaal worden
afgeleverd.
Gemak en
arbeidsvreugde
Conny Schils: „Order entry
betekent voor mij tijdwinst
en gemak. Die tijdwinst
wordt vooral gebruikt aan
het verbeteren van de ver
kooppresentatie.
Jan Dinkla: „Order entry is
winst in tijd, winst in ruimte
en wat mij betreft vooral
winst in arbeidsvreugde."
Order entry is bij invoering
uitermate positief door het
personeel ontvangen. Het
automatiseren van weinig
aantrekkelijk werk, zodat tijd
vrijkomt voor andere meer
plezierige bezigheden wordt
als een verdienste van het
systeem gezien. Wat dat be
treft mag order entry zo vol
ledig mogelijk worden toe
gepast. Zo lang de kwis in de
Frank Kramer Show maar
met mensen en niet met sys
temen gespeeld wordt.
Dan blijft er tenminste iets te
lachen jan Dinkla
Jan Dinkla, medeiverker AH-
filiaal Haarlem-Schalkwijk
Kwisprogramma's zijn populair en daarom ver
toont de Nederlandse televisie ze met grote regel
maat. Eén van die programma's, is de „Frank Kra
mer Show", een kwis waarin een drietal vereni
gingen het tegen elkaar opneemt in een spel van
vraag en antwoord. Een vast onderdeel is een
communicatiespelletje, waarbij Frank Kramer ie
mand een zin in het oor fluistert. Die zin wordt,
via een aantal personen, fluisterend doorgegeven
en de laatste deelnemer mag hardop zeggen wat
hij of zij gehoord heeft. Zon zin als: „De donker
blauwe licht lispelende leguaan wordt hopeloos
verliefd op een groengespikkelde grijze vleer
muis", blijkt dan te zijn veranderd in zoiets als:
„het meisje heeft twee vlechten."
try". Het is een elektronisch
systeem voor het, snel en
foutloos, verzamelen en
doorgeven van bestellingen.
Als we het spelletje uit de
Frank Kramer Show met
computers en terminals zou
den spelen, dan was de zin
aan het eind. tot op de kom
ma nauwkeurig, gelijk aan de
zin aan het begin. Enin
een fractie van een seconde.
Niet iets om een minder
waardigheidscomplex van te
krijgen, want een computer
kan helemaal niet vergele
ken worden met een mens.
Het is alleen maar een stuk
gereedschap, dat we gebrui
ken voor iets, dat zonder ge
reedschap ook wel zou luk
ken, alleen veel minder goed
en veel minder snel. We kun
nen het gras knippen met
een schaartje, maar met een
grasmaaier gaat het beter en
sneller enwe kunnen de
winkelvoorraad op peil hou
den met pen, papier en tele
foon, maar met order entry
gaat het beter en sneller.
Waarom en hoe?
Order entry is bij de Ahold-
bedrijven ingevoerd om zo
wel op het hoofdkantoor als
in de filialen tijd te besparen;
de kwaliteit van de bestellin
gen te verbeteren; de voor
raden beter af te stemmen
op de praktijk en het assorti
ment steeds weer te kunnen
aanpassen aan de wensen
van het publiek.
In de Albert Heijn-filialen
worden de bestellingen ver
zameld met het zgn. order
entry-apparaat. Het heeft
veel weg van een groot uit
gevallen zakrekenmachine
Het spreken van dezelfde
taal wil nog niet zeggen dat
wat de één zegt, ook door de
ander begrepen wordt. De
gene die spreekt doet dat
misschien óf heel onduide
lijk, óf in een ander dialect óf
hij legt de klemtoon ver
keerd en degene die luistert
verstaat het niet óf begrijpt
het niet óf legt het heel an
ders uit dan is bedoeld. Het
mondeling overbrengen van
boodschappen is een onbe
trouwbare vorm van com
municatie. Vooral als we el
kaar niet kunnen zien, zoals
in een telefoongesprek. Dan
kan zelfs een lichte storing
op de lijn genoeg zijn om el
kaar niet goed te begrijpen.
In bedrijven is communica
tie van heel groot belang,
óók en misschien wel vooral
in grootwinkelbedrijven.
Denk behalve aan de contac
ten met klanten, ook maar
eens aan de contacten bin
nen het bedrijf, zowel in het
filiaal zelf, als, bijvoorbeeld
bij het bestellen, met het
hoofdkantoor en de distribu
tiecentra.
Kaartenbak
Naar een goede oplossing is
lang gezocht. Allerlei syste
men zijn in de loop der jaren
gebruikt. Systemen met
ponskaarten en bestelboe
ken en systemen die door
medewerkers zelf werden
bedacht in onderling overleg
met de man of vrouw aan de
andere kant van de telefoon
lijn. De systemen hadden al
lemaal als nadeel dat er veel
te veel tijd in ging zitten. Zo
als Conny Schils, bedrijfs
leidster bij Etos in Apel
doorn ons vertelde: „Toen ik
in '74 bij Etos kwam, bestel
den we alles door middel
van ponskaarten. Die zaten
in een kaartenbak en daar
moest je de winkel mee
door. Daar was ik zeker een
halve dag mee bezig. En als
je het ongeluk had dat de
kaartenbak omviel, dan
kwam daar nog wel een hal
ve dag bij."
Ook Jan Dinkla medewer
ker bij het Albert Heijn-filiaal
in de Haarlemse Schalkwijk
en al 17 jaar in dienst, denkt
zonder heimwee terug aan
de manier van bestellen, zo
als vroeger gebruikelijk was:
„Dat was een heel geloop,
van het magazijn naar de
winkel en weer terug. Alles
opnemen en invullen op
voorgedrukte formulieren.
Dat kostte minstens drie uur
tijd en dan nog zeker een
half uur voor het doorbel
len."
In een fractie van
een seconde
Het systeem dat, na een jaar
succesvol proefdraaien bij
Albert Heijn-filialen, tus-
september '79 en no
vember '82 bij Albert Heijn,
Miro, Etos en Alberto werd
ingevoerd, heet „order en-
