Het systeem is best maar de toepassing-daar gaat het om
FUNCTIEKLASSIFICATIE - HOE?
pagina 4
FLITSEN
In ons vorige artikel (Flitsen, maart 1977) behandelden wij het waarom van
de functieklassificatie, ditmaal zullen wij het hebben over het hoe. Wij
hebben aangetoond waarom het systeem te verkiezen is boven de
subjectieve beoordeling door chefs, personeelschefs en andere gezag
hebbende functionarissen. Wij hebben er op gewezen dat functieklassificatie
geen mensen maar functies weegt.
Het systeem is niet meer dan een hulpmiddel om te komen tot het doel:
uniformiteit in de zwaarteweging van de functies en rechtvaardige verhou
dingen in de salariëring van alle medewerkers. Maar dat doel kan slechts
worden bereikt indien het middel uiterst zorgvuldig wordt toegepast, met
inachtneming van de democratische spelregels.
VOORBEELD 'KENNIS'-TABEL
aard van het gekende: onderlinge samenhang is
mate van kennis
zeer
eenvoudig
eenvoudig
minder
eenvoudig
ingewikkeld
zeer
ingewikkeld
uiterst
ingewikkeld
a. enige
Vl
l»/2
3
6
b. matige
1
2
4/2
8
c. aanmerkelijke
IVi
- 3
6
d. vrij grote
2
4/2
8
e. grote
3
6
f. zeergrote
4V4
8
Wat is nu eigenlijk functieklassificatie?
Dit verhaal kan heel technisch en
pseudo-wctenschappelyk worden ge
bracht. Maar laten we eerlijk zijn:
ontdaan van alle fraiye is het systeem in
wezen dóódsimpel. Het is een systeem
van beschryven en graderen of ook wel
'wegen' van functies.
Hoe kunnen nu allerlei uiteenlopende
functies met elkaar worden vergeleken
en gewogen? Men gaat een aantal basis
elementen hanteren die in alle mogelyke
functies zyn terug te vinden. Men noemt
die elementen gewoonlyk gezichtspun
ten of kenmerken.
Eén zo'n kenmerk is byvoorbccld 'ken
nis'. Voor iedere functie, ingewikkeld of
eenvoudig, is kennis nodig. Die kennis
kan diepgaand en erg specialistisch, of
juist oppervlakkig en over een breed ter
rein zyn. Veel of weinig, dat hang er van
af, maar kennis is altyd en overal nodig.
Een aantal veel voorkomende kenmer
ken vermelden we nog eens in een apart
lystje by dit artikel.
afweegfactor
Aan ieder kenmerk is een vaste getals
waarde toegekend. Deze vaste getals
waarde noemt men afweegfactor.
De afweegfactor is onveranderlijk en
kan in principe vergeleken worden met
de prijs per kilogram van een artikel.
Denk daarbij niet aan 'inflatie' of
'koffie', want dan gaat de vergelijking de
mist in. Afweegfactoreti zijn te verge
lijken met, hoe sprookjesachtig ook, kilo
prijzen die in principe nooit veranderen.
Zo heeft kennis een afweegfactor van 5,
zelfstandigheid 6,
contacten 2,
leiding geven. 2.
Het ene kenmerk is dus meer waard dan
het andere. Maar daarnaast hebben we
ook nog te maken met de hoeveelheid
van de verschillende kenmerken die voor
een bepaalde functie nodig zijn. Het
gaat dus niet alleen om de prijs per
kilogram maar ook om het aantal kilo
grammen.
Stel dat voor een bepaalde functie, bij
wijze van spreken. 4 kg kennis nodig is a
5 per kg, dan is de kenniswaarde 20.
Voor diezelfde functie is 3 kg zelfstan
digheid nodig a 6, dus de zelfstandig-
heidswaarde is 18. Intern contact
voor die functie 2 kg a 2: contact-
waarde 4. En zo verder. Aan het eind
van de lijst wordt alles netjes bij elkaar
opgeteld en zo krijgen we de totaal
waarde van alle kenmerken die voor die
functie gelden. Vervangen we nu het
begrip guldens door punten, dan is dit
in een notedop het hele begrip functie
klassificatie.
Natuurlijk zijn er heel wat jaartjes van
praktijkresearch nodig geweest voordat
een puntenwaardering was ontwikkeld
die inderdaad met de werkelijkheid
overeenstemt. We doen niet zo maar wat,
we werken met zorgvuldig uitgekiende
tabellen, die op het eerste gezicht niet
veel lijken op het simpele voorbeeld van
'hoeveelheid maal prijs' dat wij hier
boven hebben gegeven. Maar in principe
komen die tabellen toch op het zelfde
neer.
wat gaat er aan het wegen
vooraf?
Alvorens functies in 'kenmerken* uit el
kaar gerafeld en gewogen kunnen wor
den, dienen de functies te worden be
schreven. Dat beschrijven dient op een
bepaalde manier te gebeuren. We geven
hierbij een voorbeeld van zo'n functie
beschrijving, in dit geval de functie van
typiste.
U ziet dat zowel bij het beschrijven als
bij het wegen van de functie degene die
de functie uitoefent volledig buiten het
beeld blijft. Het gaat niet óm de func
tionaris maar om de functie als element
in de organisatie. Populair gezegd: het
gaat om de fiets, niet om de berijder.
de functiehouder zelf
Voor het beschrijven van de functie is
natuurlijk een duidelijk inzicht in de
functie noodzakelijk.
Degene die het beste gegevens kan ver
schaffen is de functievervuiler zelf (in dit
verband "functiehouder" genoemd).
In overleg met de directe chef en perso
neelschef wordt, al naar behoefte, aan
één of meerdere functiehouders ge
vraagd om aan het onderzoek mee te
werken.
Deze functiehouders ontvangen een vra
genformulier.
Hierop kunnen zij over hun functie zo
veel mogelijk informatie verstrekken.
Overleg daarbij met collegae functie
houders en chefs is zeer aan te bevelen.
Daarna volgt een interview met de
functiehouder, waarbij het ingevulde
formulier als leidraad dient.
De op deze wijze vergaarde gegevens
worden verwerkt in een concept-functie
beschrijving. Dit concept wordt aan de
functichouder ter hand gesteld, zodat
hij/zij kan beoordelen of de functie
beschrijving beantwoordt aan wat de
functie werkelijk inhoudt. Dat wil zeg
gen: hij/zij moet de functie in de be
schrijving volledig herkennen.
democratische waarborgen
De functiehouder en zijn/haar directe
chef tekenen beiden voor akkoord indien
zij het met de concept-beschrijving
volledig eens zijn. Zijn er collegae die
dezelfde functie vervullen, dan is het
zeer zinvol om ook hen mede te laten
beoordelen. Hebben zij op- of aanmer
kingen, dan maken zij die kenbaar,
waarop de functie opnieuw wordt be
schreven en het verbeterde concept ter
goedkeuring wordt aangeboden.
Theoretisch kan deze procedure zich een
aantal malen herhalen. Daarbij dient te
worden gesteld dat deze herhaling in de
praktijk niet continu plaatsvindt tot
aan de pensioengerechtigde leeftijd van
de betrokkenen. Uiteindelijk staat er op
een gegeven moment een aanvaardbare
functiebeschrijving op papier.
Uit alles blijkt dat de functie-inhoud
niet door de klassificatiedeskundige
wordt bepaald. Het zijn de functie
houder en diens chef die daarin een
toonaangevende stem hebben.
Dat wil natuurlijk niet zeggen dat iedere
krasse bewering klakkeloos wordt aan
vaard.
Stel dat een emballeur in een van de
filialen en zijn chef samen aangeven dat
de emballeur zeven talen moet kennen,
omdat al die talen op de verpakking
kunnen voorkomen, dan zal de deskun
dige toch wel even achter zijn oor
krabben. Hij zal in zo'n geval wat
zwakjes protesteren en met de hoogst
verantwoordelijke in het betreffende
onderdeel van de organisatie gaan over
leggen of dit nu wel een verantwoorde
functie^eis is. Na enige discussie daar
over met alle betrokkenen zal zeker over
eenstemming worden bereikt.
Het uiteindelijk wegen en graderen ge
beurt uiteraard door specialisten, maar
in de zin van de democratische aanpak
kan worden gesteld dat de resultaten en
de eventueel daaraan te koppelen belo
ningen heel zorgvuldig dienen te worden
gerealiseerd binnen het raam van het ge
wenste beleid met inspraak van de on
dernemingsraden en goedkeuring door
de betrokken vakbonden.
naschrift
Welk systeem ook wordt gehanteerd en
hoe belangrijk de keuze van een systeem
ook kan zijn, de wijze waarop het in de
praktijk wordt toegepast is belangrijker
dan het systeem zelf. Een eerste voor
waarde is dat degenen die met de toe
passing zijn belast zich bewust zijn van
de draagwijdte van hun taak en derhalve
met nooit aflatende zorg en zeer ge
wetensvol te werk gaan.
Wordt aan die zorgvuldigheid nog alle
wenselijke openheid gekoppeld, dan
mag de gerechtvaardigde hoop worden
gekoesterd dat het doel wordt bereikt.
Het doel, dat is de grootst mogelijke
zekerheid verschaffen van rechtvaardige
verhoudingen in de inkomensverdeling.
En dat gaat, zoals wij hebben aange
toond. met systeem nog altijd beter dan
zonder.
VOORBEELD
FUNCTIEBESCHRIJVING
Functie: TYPISTE
Algemene beschryving
1Organisatie
Is ondergeschikt aan chef.
2. Doel
Het typen van brieven, voorgedruk
te formulieren, staten e.d.
3. Werkomschryving
Typt brieven van concept volgens
voorgeschreven indeling; typt no
ta's, staten, formulieren aan de
hand van verstrekte gegevens of, bij
eenvoudig werk, naar zelf verzamel
de gegevens. Maakt eenvoudige be
rekeningen, zoals het uitrekenen
van provisies aan de hand van de
verstrekte gegevens of volgens be
staande tabellen.
Beschrijving naar gezichtspunten
1Kennis
Kent het typen van brieven van
concept en kent de voorgeschreven
indeling. Kent het typen van nota's,
voorgedrukte formulieren, staten,
enz.
Kan eventuele niet voorgerekende
provisies aan de hand van de ver
strekte gegevens en tabellen uit
rekenen.
2. Zelfstandigheid
Typt brieven van concept volgens
voorgeschreven indeling, nota's,
formulieren, staten e.d. en berekent
eventuele niet voorgerekende pro
visies aan de hand van de verstrekte
gegevens en tabellen. Zoekt zelf
eenvoudige gegevens op.
3a Contacten intern
Met diverse personen betreffende
de te typen stukken.
3b Contacten extern
Geen
4. Leiding geven
Niet vereist
5a Uitdrukkingsvaardigheid
Nederlands
Niet vereist
5b Uitdrukkingsvaardigheid
vreemde talen
Niet vereist
6. Bewegingsvaardigheid/accuratesse
Accuratesse vereist voor snel en
foutloos typen.
7Materiaal m achinegevoel
Vereist voor bediening typemachine
8a Zwaarte
Niet van toepassing
8b Inspannende houding
Langdurig achtereen typen kan
spiervermoeiing veroorzaken
8c Bezwarende oplettendheid
Niet van toepassing
8d Werksfeer
Niet bezwaarlijk
8e Persoonlyk risico
Geen
9. Speciale eisen
Geen
10. Afbreukrisico
Fouten veroorzaken tijdverlies in
verband met latere correctie. Slecht
getypte brieven schaden de goodwill
van het bedrijf.
kenmerken
1. kennis
2. zelfstandigheid
3. intern contact
4. extern contact
5. leiding geven
6. uitdrukkingsvaardigheid
Nederlands
7. uitdrukkingsvaardigheid
vreemde talen
8. bewegingsvrijheid/
accuratesse
9. materiaal- en
machinegevoel
10. zwaar werk
11inspannende houding
12. bezwarende oplettendheid
13. werksfeer
14. persoonlijk risico
15. speciale eisen
16. afbreukrisico
Wat en hoeveel moet men voor de functie weten?
Hoeveel beslissingen mogen zonder toestemming
van de chef worden genomen?
Hoeveel en wat moet binnen het bedrijf met an
deren dan de chef of ondergeschikten worden over
legd?
Als 3, maar dan buiten het bedrijf.
Moet leiding worden gegeven, en zo ja, aan hoe
veel mensen?
Vereist de functie extra bekwaamheid in het
gebruik van de Nederlandse taal, zowel in het
spreken als schrijven?
Als 6, maar dan in bijvoorbeeld Frans, Engels of
Duits.
Vraagt de functie meer handigheid of nauw
keurigheid dan normaal?
Het natuurlijk gevoel (aanleg) voor het omgaan
met speciale materialen en/of machines.
Vraagt de functie extra lichamelijke inspanning,
bijvoorbeeld zwaar tillen?
Bijvoorbeeld de gehele dag op een vierkante meter
te moeten blijven staan.
Moet men in de functie meer dan normaal
opletten?
Werkt men bijvoorbeeld in een behaaglijke tem
peratuur of altijd in de kou?
Bestaat er kans op persoonlijk letsel tijdens het
uitoefenen van de functie en zo ja, hoe groot is dan
die kans?
Eisen die onder de andere kenmerken niet zijn
thuis te brengen. Bijvoorbeeld extra goede smaak
voor de wijnproever.
Iedereen kan fouten maken. Wat zijn de gevolgen
van die fouten? Kan hel veel geld of klanten kos
ten? Hoe groot zijn de kansen dat er fouten wor
den gemaakt?
