U
meer
meer
Geen financiële geschiedschrijving
maar actuele informatieverstrekking
Elke stroomstoring - hoe klein ook -
kan grote gevolgen hebben
SRAMMERING:
J. BURGGRAAF HOOFD ADMINISTRATIE ORGANISATIE:
Nieuwe samenstelling
bestuur Pensioenfonds
G. M. VAN DER VEN HOOFD INFORMATIEVERWERKING:
pagina 7
jten of dat goed is. Je moet
iystemen kan doen en hoe je
schakelingen bij de mensen,
iel bent gaat dat wel. De
»t gemakkelijker, je moet zelf
thet werk aardiger en moti-
(aan gebruiken."
ïizo'n snelle plaatsing van de
«weken.
tons geweest, maar nu zijn we
fomen. De produktie loopt nu
iat de systeemgroep nog wel
ilie de aandacht vragen. Zo
tmet andere instellingen, als:
fcomputergebruiker te maken
opleidingen binnen de EGV-
twaarbij onder meer gebruik
forsussen. Tevens volgt men
*>p het gebied van computers,
Jetc.
ft minicomputers een intrede
^hold-concern. Een punt van
jde vraag hoe je deze mini-
i de grote computer,
tbij de systeemgroep ook zijn
fo beveiliging van de computer-
1 ook tegen calamiteiten be-
i dusdanige maatregelen ge-
pinnen enkele uren in de lucht
maar een computersysteem
frammeurs is vrijwel niet te
"Het begint altyd ergens met een probleem. Er loopt iets in
de administratie niet zoals het zou moeten. Dan komen wy
erby om te kyken of er voor het probleem een oplossing is te
vinden. Meestal lukt dit wel."
Dit vertelt de heer J. Burggraaf over de afdeling Admini
stratieve Organisatie, waarvan hij het hoofd is. Het is een
kleine afdeling: naast hem vier man, stuk voor stuk
economisch geschoold.
"Wij bemoeien ons met alles wat er voor en na de in
schakeling van de computer komt kijken," zegt de heer
Burggraaf. "Kort gezegd: wij bekijken of alle gegevens op de
organisatorisch juiste en meest efficiënte manier de com
puter ingaan (input) en of na verwerking de gegevens
geleverd worden die de mensen nodig hebben (de output)."
De taak van de afdeling Administratieve Organisatie valt in
drie aktiviteiten te verdelen:
1. Het "doorlichten" van bestaande administratieve proce
dures. Daarbij worden alle werkzaamheden kritisch
onder de loep genomen en wordt bekeken of er nieuwe
hulpmiddelen ingezet kunnen worden. Een voorbeeld
daarvan is het invoeren van micro-film, waardoor op een
kaartje van 10 X 15 cm ca. 200 bladzijden computertekst
bewaard kunnen worden.
2. Het - meestal samen met anderen - ontwikkelen van ad
ministratieve procedures voor nieuwe computersystemen
of voor nieuwe Ahold aktiviteiten. Ook hierbij worden
nieuwe mogelijkheden onderzocht. Zo worden nu proeven
genomen met het optisch lezen van handschrift, waaruit
blijkt dat 97% van de handgeschreven cijfers feilloos door
de machine gelezen wordt.
3. Het assisteren van de lijnorganisatie bij de invoering van
nieuwe systemen, voornamelijk op het gebied van
opleiden, instrueren en begeleiden van administratieve
medewerkers.
De heer Burggraaf en de mensen van zijn team gaan niet "op
zoek" naar problemen: men komt wel bij hen aankloppen.
vraagstuk RZ
Soms is de oplossing, vooral wanneer deze in het zuiver
administratieve vlak ligt, niet zo moeilijk te vinden. Met
enkele gesprekken komt men er dan wel uit. Soms echter
moet er meer gebeuren.
Kort geleden is de laatste hand gelegd aan een rapport van
bijna 100 bladzijden, waarin een probleem duidelijk is
gesteld en geanalyseerd. De oplossing van dit vraagstuk is
uiteraard niet eenvoudig (anders had men niet zo'n lijvig
rapport geschreven) en daarvoor is dan ook een zgn. project
team gevormd.
Het gaat hier om het probleem van RZ (Rechtstreekse
Zendingen) waar de administratie al vele jaren mee worstelt.
De heer Burggraaf: "De administratieve verwerking van de
rechtstreekse zendingen is niet gemakkelijk. Daarom is de
opzet al enige jaren dat de leverancier een nota stuurt die
rechtstreeks de computer in kan. In die opzet zijn we aardig
geslaagd, want inmiddels wordt ruim 60% van alle geleverde
RZ-artikelen op deze wijze gefactureerd. Soms gebeurt dit
nog met ponskaarten, maar meestal met magnetische tapes.
Je blijft echter afhankelijk van de leverancier.
Ahold boekt RZ-leveringen in bij ontvangst van de fractuur,
maar die komt niet altijd tijdig binnen. Toch wil je in de
administratie de juiste gegevens van elk filiaal. In onderzoek
is nu of je een RZ-levering al kunt inboeken bij de bestelling
of bij de ontvangst in het filiaal."
volop werk
Bij de niet geautomatiseerde procedures ontwerpt de
afdeling Administratieve Organisatie de te volgen werkwijze
tot in detail. Wanneer het gaat om geautomatiseerde
procedures wordt, veelal d.m.v. een projectteam, samen
gewerkt met de automatiseringsafdelingen.
Is de Administratieve Organisatie ooit klaar? De heer
Burggraaf, beslist: "Nooit. In elk geval niet zo lang Ahold
(gelukkig) nooit klaar is met nieuwe ontwikkelingen.
Bovendien lopen we bijna altijd achter de feiten aan, zodat
we te maken krijgen met dingen die al jaren op een bepaalde
wijze verlopen. Overigens is onze afdeling maar met betrek
kelijk weinig mensen bezet. Je kunt niet alles tegelijk doen."
Het beginsel waarvan men uitgaat is, dat de administratie
geen boekhouding van financiële geschiedenis is, maar dat
zij "beheersinformatie" moet opleveren waarmee anderen
iets kunnen doen. De heer Burggraaf meent dat zijn afdeling
zich eigenlijk een steunafdeling kan noemen, zowel voor de
administratie als voor de automatiseringsafdeling.
goedkoper en sneller
Hoe de administratieve procedures in de toekomst zouden
kunnen verlopen, daar heeft de heer Burggraaf wel bepaalde
gedachten over. Bijvoorbeeld deze: "Het is denkbaar dat er
binnen een redelijke termijn een landelijk werkende
instelling komt, die voor het factureren een technische brug
slaat tussen de leveranciers en de detaillisten in de levens
middelenbranche, zoals de bankgirocentrale dat doet voor
het geldverkeer. Zo zou Ahold dan eens per dag bijv. via een
telefoonlijn met deze centrale de factuurgegevens van vele
leveranciers direct in de computer kunnen opnemen en ver
werken."
Het gaat bij dit soort zaken om grote aantallen. Bij Ahold
heeft men wekelijks alleen al 200.000 artikelregels voor
rechtstreekse zendingen! Wanneer men de verwerking van
dergelijke hoeveelheden soepeler kan laten verlopen, geeft
dit niet alleen besparingen maar vaak ook snellere infor
matie.
Een extra probleem vormen voorlopig nog de veelal kleine
plaatselijke leveranciers van de filialen. Ook daar werkt men
echter aan het bereiken van een goede administratieve
organisatie. De heer Burggraaf: "Bij de bakkers hebben we
bereikt dat zij allen gebruik maken van een standaard
factuur met standaard-artikelnamen. Anders mogen zij niet
leveren. Waarschijnlijk zullen in de wat verdere toekomst
meer regels gaan gelden voor leveranciers.". Tenslotte ziet de
heer Burggraaf nog een andere toekomstontwikkeling: dat
Ahold sommige administratieve taken van de leverancier
overneemt. Zo zou het denkbaar zijn dat de leverancier geen
facturen meer stuurt, maar dat Ahold de afrekening zelf
verzorgt.
Per 1 november vorig jaar is het nieuwe bestuur van
het Pensioenfonds benoemd. Volgens de reglemen
taire voorschriften werden voor 14 zetels leden
benoemd uit de voordrachten van de Centrale Onder
nemingsraad en voor 7 zetels uit de voordrachten op
gemaakt door de Raad van Bestuur van Ahold N.V.
Het nieuwe bestuur is thans als volgt samengesteld:
Benoemd uit de voordracht van
Centrale
Raad van Ondernemings-
Bestuur van raad van
Ahold N.V. Ahold N.V.
Dagelijks Bestuur
G. Hoorn, voorzitter
mr. Th. Baljon, secr.
J M. O vermeer
mr. P. Reeling Brouwer
Leden
A. J. Bakhuizen
drs. E. J de Bouter
J. A. van Brakel
E. van Bijsteren-Reekers
H. Bosscher
E. de Haan
J. Holtman
B. van der Knaap
H. F. Moll
R.J. Polak
D. Roolvink
W. A. Scholte
A. J. Smout
drs. J. van Stijgeren
W. Volgers
O. Wagenaar
J. L. Zomer
Adviserende Leden
F Róttger namens Sterovita/NMU
J. Ph Meester namens de gepensioneerden
Drie printers, ieder met een capaciteit van 1000 regels per
minuut, staan een flink aantal uren van de dag ingeschakeld
om de in de computer gestopte gegevens weer in enigszins
leesbare taal - voor ingewyden althans - om te zetten.
Gelukkig zijn ze geen 24 uur per dag in werking," verzucht
de heer G.M. van der Ven, hoofd informatieverwerking,
"het is evengoed al een enorme papierlawine die we
produceren. Gigantische hoeveelheden. Per maand ver
werken wij 7 ton papier (7000 kg)."
De afdeling heeft het dit jaar moeilijk gehad door een tekort
aan capaciteit. Sinds enige tijd is er een tweede grote
computer IBM 370/145 bijgekomen en nu is alle achterstand
ingehaald.
voer voor de hongerige wolf
De informatieverwerking begint met het vastleggen van de
gegevens die in de computer moeten worden ingevoerd. Dat
gebeurt in de 'ponskamer' en in de 'bestelcentrale'. In beide
afdelingen werken circa 100 mensen.
De naam 'ponskamer' is in feite achterhaald. De ponskaart
is nu een magneetband of -schijf. We spreken nu van data
room en data-typiste; data is het engelse woord voor
gegevens. De data-typiste neemt de gegevens over van het
document door ze aan te slaan op een toetsenbord, 32 van
deze toetsenborden zijn gekoppeld aan 2 kleine computers.
Op een kleine beeldbuis kan zij zien wat zij doet. Toch
kunnen er foutjes worden gemaakt. Elk document gaat
daarom twee keer door de molen en wanneer de tweede keer
niet hetzelfde wordt aangeslagen, wordt de zaak automatisch
geblokkeerd. Dan moet worden uitgezocht wat er niet klopt.
Een speciale groep dames werkt in de avonduren om de dan
binnenkomende gegevens te verwerken.
In de bestelcentrale wordt telefonisch contact onderhouden
met de man in het filiaal die een bestelling opgeeft. Via
streepkaarten (mark-sensingkaarten) gaat de bestelling de
computer in.
De data-room en bestelcentrale zijn de 'toeleveringsbe
drijven' voor de computer. De verwerkte gegevens gaan naar
de 'afnemers', diverse afdelingen.
"Sommige daarvan hebben we de eerste acht maanden wat
in de kou moeten laten staan," vertelt de heer Van der Ven.
"We kwamen er gewoon niet aan toe om alles op tijd rond te
krijgen. De crediteuren en salarissen lieten we buiten de deur
doen. Zelf zorgden we in de eerste plaats voor de uitvoering
van die werkzaamheden, die eventueel gevolgen voor de
klant in het filiaal zouden kunnen hebben. Dus de bestel
lingen, de goederenstroom enz. kregen voorrang boven alle
andere werkzaamheden. Door een tweede grotere computer
aan te schaffen is alle narigheid nu voorbij en zijn wij in staat
onze afnemers zonder vertraging de noodzakelijke infor
matie te verstrekken. Ook salarissen en crediteuren worden
nu weer binnenshuis verwerkt."
De capaciteit van deze tweede computer is nog niet vol bezet,
maar de heer Van der Ven gelooft dat dit een kwestie van tijd
is. De plaatsing en ingebruikneming is een vrij ingrijpende
operatie geweest, maar mede dank zij de technische dienst
van de IBM zijn er weinig problemen geweest.
teleprocessing
Met de DC's in Zaandam en Tilburg heeft men een bij
zondere verbinding, 'teleprocessing'. De op het hoofdkan
toor voor deze DC's ontvangen gegevens worden niet op
papier "geprint", maar per speciale telefoonlijn overge
bracht naar de desbetreffende DC's en daar afgedrukt. Met
Meester Wijhe is een soortgelijke procedure tot stand
gekomen.
De heer Van der Ven legt er de nadruk op, dat snel werken
op de afdeling Informatieverwerking een eerste vereiste is.
Een filiaal wordt 's middags gebeld en kan de volgende
morgen het bestelde in huis hebben. Elke stagnatie is
nadelig.
De heer Van der Ven: "Onze computer-afdeling is bezet van
zondagavond 12 uur tot vrijdagavond 12 uur, alsmede zater
dagmiddag van 12 tot 4 uur".
beveiligingen
"Een van de beveiligingsmaatregelen is dat alleen die
mensen die werken op de computerafdelmg d.m.v. speciale
pasjes toegang hebben.
Nu we over 2 computers beschikken kunnen we bij storing op
de ene computer met onze meest urgente werkzaamheden
onmiddellijk overschakelen naar de andere computer."
Een wat moeilijker beveiligingsprobleem is dat ten aanzien
van de onderbreking van de stroomvoorziening. Men werkt
met micro- en nanoseconden (een miljoenste en een mil
jardste deel van een seconde) en zelfs een wegvallen van de
netspanning voor zo'n korte tijd kan al grote moeilijkheden
veroorzaken.
"Daarom hebben we in studie of we moeten overgaan tot het
plaatsen van een no-break-installatie, die al bij de kleinste
hapering in de elektriciteitsvoorziening in werking treedt.
Banken, ziekenhuizen en de KLM werken daar ook al mee.
Bij Ahold zullen we die kant ook wel op moeten, want elke
storing kan een stagnatie veroorzaken, die ver in het bedrijf
doorwerkt wanneer bepaalde gegevens niet op tijd zijn. Dat
moeten we voorkomen," aldus de heer Van der Ven.
