WEDLOOP FAKTUREN
WEER VOORBIJ
'GOED OP JE TELLEN PASSEN
ZODAT ER NIETS MIS GAAT"
REKENING COURANT BRIEF NIET IN VERGEETBOEK
Vijf miljard per jaar zonder één cent te zien
J. van Brederode:
FLITSEN
pagina 7
HELAAS NOG WEINIG EENHEID TE VINDEN
•..üitSUtt
Op pag. 9 vertelt mevrouw M.
Nagtegaal-Fatels over Prys Ver
anderingen.
blijken of bij het boeken niets is
vergeten.
Wanneer een boekingsfout is ge
maakt, moet de betreffende regel
worden overgeponst, hetgeen volgens
mej. Van der Wol de een hele ver
betering is, omdat voorheen de ge
hele faktuur 'over' moest.
nog weinig eenheid
"Het is op onze afdeling wel eens wat
rumoerig, en dat kan lastig zijn,"
vindt zij. "Maar voor de rest is het er
gezellig. Je hebt soms ook kontakten
buiten het bedrijf, bijvoorbeeld met
de leveranciers wanneer je er niet
helemaal uit kunt komen. Het is
soms trouwens wel even zoeken om te
weten hoe een ander zijn faktuur
heeft opgebouwd. Daar is helaas nog
weinig eenheid in te vinden."
"Er zjjn filialen die ik nog
nooit heb opgebeld. Er zijn er
ook waar we wat meer kontakt
mee hebben. In dat geval
loopt het administratief niet
zo als het zou moeten en dan
gaan we extra aktie onder
nemen om de gegevens te ver
krijgen die we nodig hebben".
Dit zegt de heer J. van Brederode, assi
stent-chef afd. filialenboekhouding. Hij
wil er geen 'klachtenverhaal' van maken,
maar komt toch nog wel even met deze
opmerking: "Ik erger me wel eens aan
de slordigheid van sommige mensen.
Het is wel voorgekomen dat we kaslijsten
zonder filiaalnummer binnenkregen.
Dan moet je gaan uitzoeken waar die
vandaan zijn gekomen." Bij de filialen-
boekhouding komen alle financiële ge
gevens van de filialen binnen. "Dat
kneden we zodanig, dat er uiteindelijk
een financieel resultaat per filiaal in de
boeken verschijnt. Maar dan is er in
middels wel héél wat gebeurd."
Eenvoudig voorgesteld is het schema:
omzetmarge min kosten is het bruto-
resultaat. De filialenboekhouding 'regis
treert' de omzet en de brutowinstmarge
en houdt derhalve de ontwikkeling van
klantenomzet in de gaten, evenals
zegelverkoop en de kosten van een filiaal,
plus de bijzondere uitgaven: rente klan
tenobligaties, PMCcheques, waarde
bonnen leveranciers enz.
vaste procedures
Om alles in goede banen te leiden, werkt
men met vaste administratieve proce
dures. Van Brederode: "Maar gelukkig
gaat er wel eens wat mis. Dat houdt het
werk levendig. Anders zou het misschien
gauw een sleur worden. Je moet steeds
attent blijven: stortingen lopen niet
goed, er komen ongedekte en onge
tekende girokaarten binnen enz. Alle
van de filialen binnenkomende gegevens
worden 'verponst' voor de verwerking
door de computer. De filialenboek
houding is als het ware een zeef waar
alles doorheen moet.
Per vier weken worden de boeken afge
sloten. "En dan moet het kloppen," zegt
de heer Van Brederode. "Dat doet het
niet altijd. Vooral als gevolg van onjuiste
en onvolledige informatie zijn er toch
vrij veel correctieboekingen nodig. Maar
ik geloof niet dat het mogelijk is bij zo'n
veelheid van formulieren en cijfers hele
maal foutloos te werken." De filialen
boekhouding heeft vrij veel kontakt met
de filialen. De heer Van Brederode kent
zo langzamerhand alle filiaalnummers
uit zijn hoofd, waardoor hij meteen weet
wie hij moet bellen wanneer de zaak op
een bepaald punt niet goed zit.
voortgangscon trole
De meeste kontakten gaan via de tele
foon; de grote 'problemen' lopen via de
buitendienst.
De heer Van Brederode: "We moeten
wel zorgen, dat de computer regelmatig
wordt gevoed. Er is daarom een voort
gangscontrole op alles wat er moet ge
beuren. De gegevens moeten bij de af
delingen die ze nodig hebben tijdig op
tafel komen. Dan kan men nog bijsturen.
Zo hebben we nog een afzonderlijke om-
zetregistratie, opdat meteen blijkt wan
neer iets beneden de verwachtingen blijft
of boven verwachting loopt. Dat is
belangrijk voor degenen die het beleid in
dit opzicht bepalen." En als hij de taak
van de afdeling filialenboekhouding
tenslotte in één zin samenvat, zegt hij:
"Je moet goed op je tellen passen!"
Mej. M. J. E. van der
Wolde werkt op de afdeling
RZ-administratie van de
Detailhandelsgroep. Hier
worden de fakturen nage
keken van de Rechtstreekse
Zendingen van leveranciers
aan filialen.
j "Je zit wel altijd naar cijfertjes te
kijken, maar het is toch leuk werk,"
I meent mej. Van der Wolde, die bij
Ahold nu al op haar vijfde plaats zit.
Zij zegt: "Er wordt af en toe wel eens
iets opnieuw opgezet en hup, dan ga
je weer naar een andere verdieping."
Wedloop van fakturen weer voorbij
De decembermaand is ook voor de
j faktuur RZ administratie een drukke
maand geweest. Mej. Van der Wolde
noemt het zelfs 'een wedloop' van
fakturen die men achter de rug heeft.
Dit zit 'm vooral in de omstandigheid,
dat tijdens de feestdagen veel speciale
seizoenartikelen worden verkocht en
dan heeft men te maken met leveran
ciers, die in de rest van het jaar niet
zo veel met Ahold te maken hebben.
De 'gewone' leveranciers zijn er
natuurlijk ook bij, en dat maakt de
laatste maand van het jaar en de
start van het nieuwe jaar altijd tot
een drukke periode.
"Wij kijken na of alles op de faktuur
klopt, "licht mej. Van der Wolde
haar werkzaamheden toe. "Alle ge
gevens die men nodig heeft om van
de faktuur een ponsbandje te maken,
moeten er op staan: artikelnummer,
aantal, prijs, filiaalnummer enz.
Meestal loopt het wel goed, maar er
wordt soms toch ook wel eens iets
vergeten. Ook de leveranciers maken
wel fouten, bijvoorbeeld door een
verkeerde prijs te vermelden. Of ze
vergeten het aantal te noemen of er
staat niet op aan welk filiaal de
goederen zijn geleverd."
Volgens mej. Van der Wolde worden
de meeste fouten wel gemaakt bij de
berekening van de BTW, vooral als
er ook nog sprake is van kortingen
e.d.
nul controle
De leveranciers dienen de fakturen
per filiaal op te stellen, maar zij
mogen wel alle leveranties aan dat
filiaal in bijvoorbeeld één week bij
elkaar vermelden.
Wanneer het ponsen gereed is, volgt
er door mej. Van der Wolde nog een
zgn. 'nul-controle', waaruit moet
automatisering
Sinds een jaar is de crediteurenadmini
stratie geautomatiseerd, hetgeen volgens
de heer Vendel een hele verbetering
is."Voorheen werd iedere mutatie per
crediteur via een boekhoudmachine op
de crediteuren kaart geboekt. Nu wordt
er controle uitgeoefend op al het werk
dat per computer is geboekt.
De werkwijze van het geautomatiseerd
crediteurensysteem is in grote lijnen als
volgt: de afdelingen die de fakturen
controleren, leveren deze fakturen in
inkoopboeken aan bij de EGV (Elektro
nische Gegevens Verwerking). Bij iedere
faktuur is een ponsdocument gevoegd,
waarop staat vermeld het leveranciers
nummer, de faktuurdatum, de faktuur-
ontvangstdatum en het faktuurbedrag.
Deze gegevens worden via de ponskamer
de computer ingebracht. Dagelijks ont
vangen wij de fakturen plus een lijst met
alle verwerkte gegevens van de afdeling
EGV. Wij controleren dan of iedere
faktuur op de juiste leverancier is
geboekt en of het juiste faktuurbedrag is
geboekt. Na deze controle gaan de
fakturen naar de afdeling terug die ze
heeft aangeleverd. In de computer zijn de
vaste betalingsvoorwaarden van iedere
crediteur ingebracht. De computer be
rekent aan de hand van de faktuuront-
vangstdatum plus de conditie op welk
moment de faktuur betaald moet wor
den".
betaaltape
"De afdeling Rekening Courant vraagt
dagelijks aan de Computer op welke
posten er die dag betaald moeten
worden. Wij ontvangen dan een lijst
waarop alle posten staan, die volgens de
computer betaald kunnen worden. Deze
lijst wordt door ons gecontroleerd op
eventuele fouten. Uiteindelijk geven wij
aan de computer opdracht welke posten
wel en welke posten niet mogen worden
betaald, en via welke bankrekening
resp. rekeningen Ahold er betaald moet
ten worden.
De computer maakt een betaaltape op
magneetband klaar. Deze tape wordt
naar de bankgirocentrale gebracht, die
voor verdere verwerking zorg draagt.
Van de crediteurenadministratie is nu
ongeveer 90% geautomatiseerd. Dit is
nog niet het geval met de buitenlandse
betalingen. Voor deze betalingen ge
bruiken wij de zgn. A-Formulieren, die
de vreemde valuta vermelden, waarin
moet worden betaald. Van de bank
komt later de afrekening in Nederlands
geld binnen."
De heer Vendel: "Hier zit in de boe-
kingswijze een principieel verschil met
de binnenlandse fakturen: deze worden
eerst geboekt en dan betaald. Fakturen
in vreemd geld worden eerst betaald en
pas daarna wanneer de tegenwaarde in
guldens vast staat - geboekt."
dagelijks betaald
Wekelijks produceert de compyter een
rekening-courantoverzicht per crediteur.
Hieruit is goed te zien wat er per cre
diteur is betaald en wat er nog betaald
moet worden.
De automatisering heeft als groot ver
schil met vroeger opgeleverd, dat toen
eens per week alle geboekte fakturen
werden betaald. Nu wordt er dagelijks
betaald, maar dan we! op het moment
dat de faktuur ook werkelijk vervalt.
Anderhalfjaar geleden schreef
mevrouw R. van Nugteren een
brief aan de redaktie van Flit
sen, waarin zy pleitte voor
enige aandacht aan haar afde
ling Rekening Courant Ahold.
Omdat ook deze afdeling ver
keerde in een fase van reorga
nisatie en verdere opbouw,
bleef de brief liggen, maar
werd toch niet in het vergeet
boek bijgeschreven. Eindelijk
leek het moment gekomen om
eens te gaan praten met de
briefschrijfster. Maar helaas
kon dat niet meer. Op grond
van een plezierige omstandig
heid [gezinsuitbreiding] bleek
mevrouw Van Nugteren niet
meer by het bedrijf in dienst
te zijn.
Dit betekende echter niet, dat aan haar
suggestie geen gevolg kon worden ge
geven. Gesprekspartner werd nu de heer
P. Vendel, afdelingschef Rekening Cou
rant.
5 miljard
"Op de afdeling Rekening Courant
werken dertien mensen, die gezamelijk
de zorg dragen voor de crediteuren
administratie, de debiteurenadmini
stratie en de kas- bank- en giro-admini
stratie van Ahold en de meeste dochter
ondernemingen," zo vertelt hij. "Daar
naast houden wij nog een aantal finan
ciële rekeningen bij, zoals de collectieve
ziektekostenverzekering, de intrest
rekeningen, de kasgeldbeleggingen, de
huurdebiteuren en de huurcrediteuren.
Er gaat per jaar ongeveer 4,5 a 5 miljard
gulden aan inkomsten en uitgaven door
onze handen. In baar geld krijgen wij
daar echter geen cent van te zien. Het
loopt allemaal jia bank- en giroreke
ningen. Ahold heeft rekeningen bij alle
grote banken, zowel in binnenlandse als
buitenlandse valuta en beschikt ook over
een aantal giro-rekeningen. Dagelijks
krijgen wij van de banken en de giro
dienst de dagafschriften binnen, waarop
alle mutaties staan vermeld, welke de
dag tevoren zijn uitgevoerd. Al deze
mutaties moeten boekhoudkundig ver
werkt worden, hetgeen lang niet altijd
eenvoudig is, omdat niet van iedere mu
tatie de gegevens bekend zijn. Gelukkig
hebben wij een paar dames die dit werk
al enige jaren doen, en door hun enorme
ervaring praktisch elke post kunnen
thuis brengen, al vergt dit soms wel heel
wat telefoontjes, of correspondentie."
