ADMINISTRATIE: VAN REGISTRATIE NAAR INFORMATIE
FAKTUREN WEERSPIEGELEN
AHOLD'S GROOTTE"
CIJFERMATERIAAL IS
BELEIDSGEREEDSCHAP
Groepscoördinator D. J. van der Lugt:
HOOFDBOEKHOUDING HEEFT
CENTRALE FUNKTIE
v
Samenspel met andere bedrijfsdelen vereist discipline
pagina 6
FLITSEN
Bü Ahold komt jaarlijks voor
miijoenen guldens aan goede
ren binnen in de distributie
centra, en al deze artikelen
verlaten het concern weer via
de filialen. Aan de 'ingaande'
kant van deze goederenstroom
zit o.m. de DC-administratie
van de kruidenierswaren De-
tailhandelsgroep, waarvan de
heer D. J. van der Lugt groeps-
coördinator is.
"Bij ons komt van de DC's de informatie
over de ontvangen goederen", zo zegt
hij. "Die gegevens moeten wij afchecken
en controleren met de fakturen die wij
van de leveranciers krijgen. Als alles
klopt, kan de betalingsprocedure begin
nen. Die zit automatisch vast aan de ver
werking van de faktuur. Van elke leve
rancier zitten de betalingscondities al in
de computer ingebouwd. We hebben
eigenlijk alleen nog de vervaldag vast te
stellen".
'groot gebeuren'
De heer Van der Lugt noemt de goe
derenstroom 'een heel groot gebeuren',
die gepaard gaat met een bijna even
grote stroom van administratieve gege
vens die verwerkt moeten worden.
"Als alles klopt, is het voor een groot
deel routinewerk", verklaart hij. "Maar
we komen pas goed in aktie als er afwij
kingen zijn. Een belangrijk deel van de
tijd is nodig voor het rechtbreien van
verschillen. Wanneer we een verschil
constateren, kunnen we aan de hand van
de beschikbare gegevens meestal al vlug
zeggen wie er gelijk heeft. Bijvoorbeeld
door de hoeveelheden bestelde en ont
vangen goederen en de faktuur te verge
lijken".
zelden te laag!
Er wordt wel eens iets teveel aan Ahold
in rekening gebracht, waarbij de heer
Van der Lugt wel heeft opgemerkt dat
een faktuur zelden te laég is
Boekhoudkundig ontstaat er bij Ahold
al een schuld als de goederen binnen
komen, waarna deze schuld wordt ge
promoveerd tot 'een te betalen bedrag'
"De massaliteit veroorzaakt
de problemen om deze organi
satorisch in goede banen te lei
den". Zo kenschetst drs H. J.
Vink, hoofd administratie De-
taiihandelsgroep Ahold, de
administratieve 'moeiiyk-
heden' waarmee men in zyn
sektoren te kampen heeft.
Hij stelt dit: "Administratief
is het in principe niet zo moei
lijk, maar dat wordt het wei
door de grote hoeveelheden.
In dit bedrijfsonderdeel wer
ken ruim 200 mensen en daar
mee zijn we wel de grootste
sektor van de administratie
binnen het concern".
struktuurwijzigingen
In de loop van 1975 is de organisatie van
de administratie verder aangepast aan
de struktuurwijzigingen bij Ahold,
waarbij diverse werkmaatschappijen on
der één groepsdirektie zijn geplaatst.
In dit verband is nu ook Simon de Wit
geïntegreerd in de administratieve pro
cessen van Ahold. De heer Vink, zelf een
oud SdW-er, is daar wel blij mee.
"Als je een fusie aangaat, dan moet je
het goéd doen", vindt hij. "Het moet
niet zo zijn dat er dan bepaalde scheids
als de faktuur op tafel ligt. Soms moet er
inderdaad eerst nog iets worden 'recht-
gebreid'. hetgeen via rechtstreekse kon
takten met de leveranciers meestal wel
lukt.
buitenlandse betalingen
Sinds kort behandelt deze afdeling ook
de procedure voor de buitenlandse beta
lingen voor het food-gedeelte. Deze over
makingen lopen via de Nederlandse
Bank. De administratieve procedures
zijn iets anders dan voor goederen van
binnenlandse leveranciers, omdat veel
punten zich buiten de gezichtskring
afspelen (verscheping, bevrachting,
enz.). Pas wanneer de goederen in Ne
derland zijn, krijgt men er zicht op.
De heer Van der Lugt meent dat de ad
ministratieve behandeling van de goe-
lijnen blijven bestaan. We hebben nu
één administratief proces voor de Detail-
handelsgroep, waarin uiteraard wel de
verschillende operationele eenheden te
rug te vinden zijn naar de marktsegmen-
tering in de afzet".
ingewikkeld
De ingewikkeldheid van de administra
tieve processen is volgens de heer Vink
voor een deel terug te voeren tot de ver
scheidenheid aan werkmaatschappijen
(een tiental) die men moet 'bedienen'.
Bovendien wordt geadministreerd voor
Distributiecentra, Transport en Centrale
Slagerijen.
De heer Vink onderkent het gevaar dat
de administratie een eigen leven gaat
leiden en zich tot een zelfstandige een
heid ontwikkelt naast de eigenlijke ope
rationele aktiviteiten.
Hij stelt: "Je loopt dan het risico dat de
administrateurs niets meer weten van
het bedrijfsdeel waarvoor zij werken.
Naar onze opvatting moet men in elke
werkmaatschappij het gevoel hebben,
dat de administratie Detailhandelsgroep
hun 'eigen' boekhouding is: een afde
ling waarop zij kunnen steunen en die
hen van de gewenste gegevens voorziet".
filosofie
In feite ziet drs Vink graag, dat de ad
ministratieve mensen dichter staan bij
de operationele sectoren, waarvoor zij
werken dan bij de leiding van de admini
stratie zelf.
Maar hoe bereik je dat? De heer Vink:
deren die via de DC's lopen, goed in
elkaar zit. Hij leidt dit af uit het feit, dat
er betrekkelijk weinig fouten bij voor
komen.
Toch gebeuren er wel eens 'gekke'
dingen. Van der Lugt: "We kregen
onlangs het verzoek om een faktuur met
enige voorrang te behandelen. Er kwam
echter geen berichtje van het DC, dat de
goederen waren aangekomen. Bij infor
matie bleek dat de wagen er die dag wél
was geweest. Hij stond al klaar voor
lossing aan het perron. Maar toen de
chauffeur de auto openmaakte, bleek de
wagen leeg te zijn! De goederen stonden
nog bij de leverancier en de man was met
een lege wagen naar Zaandam gereden!"
prfjzenbureau
Intern heeft de heer Van der Lugt veel
kontakt met het prijzenbureau om na te
gaan of de in de computer opgenomen
prijzen nog wel kloppen. Want anders
zou men in de winkel misschien met
verlies gaan verkopen, en dat is uiter
aard niet de bedoeling.
De heer Van der Lugt kan tenslotte nog
vertellen, dat hij niet lang geleden toch
wel even zijn ogen heeft uitgewreven
toen hij een willekeurige faktuur onder
ogen kreeg: "Er was niets fout, maar het
eindbedrag was wél meer dan een
miljoen gulden. Dan realiseer je je weer
eventjes, dat Ahold toch wel een grote
is!"
"Daarover bestaan natuurlijk bepaalde
ideeën, die van vele administrateurs een
mentaliteitsverandering vraagt. Dat be
tekent weer, dat voor de eigen mensen
een stuk opleiding nodig is, om de
achtergrond van het bedrijfsgebeuren te
verruimen. Wij zijn daarmee begonnen
en bespreken dan speciale onderwerpen,
bijv. het handboek dat wordt samen
gesteld van het grootboekschema (om te
komen tot één 'administratieve taal') of
een kortgeleden vastgelegd administra
tief proces. Maar ook onderwerpen als
leidinggeven komen aan de orde".
van registratie naar informatie
Duidelijk wil hij naar voren brengen dat
de moderne administratie zich heeft
omgebogen van registratie van gegevens
naar het geven van informatie aan de
'bevelhebbers in het veld'. Die willen in
formatie waar ze wat aan hebben, waar
ze iets mee kunnen doén.Drs Vink hier
over: "Aan die kwaliteitsverbetering ligt
een heel programma ten grondslag. De
administratie is zuiver dienstverlenend,
De trechter waar alle be-
langrijke rapportages uit
komen". Zo karakteriseert
de heer T. Roodenburg de
hoofdboekhouding Detail
handelsgroep, waarvan hij
afdelingschef is. Met een
twaalftal mensen verzorgt
hij o.a. de periodieke resul-
tatenoverzichten per werk
maatschappij.
"De afdelingen leveren ons
de gegevens, welke wij op
bepaalde wijze rubriceren
en voegen daaraan nog en
kele resultaten toe, welke
wijzelf bepalen. Op deze
wijze ontstaat het cijfer
matige MIAC-verslag bege
leid door een korte toe
lichting".
Een drukke afdeling, dat wel. Elke
vier weken wordt per werkmaat-
schappij een overzicht van de gang
van zaken vervaardigd, terwijl de
j balansoverzichten eens per kwartaal
I worden opgesteld.
zulks in samenspel met de gebruiker van
de informatie. Wij willen weten wat,
wannéér en hoé zij iets willen hebben.
Daar is niet altijd aan te voldoen, maar
we streven er wel naar".
computer
In het geheel van de verwerking van
gegevens, binnen administratieve pro
cessen speelt de samenwerking met de
computerafdeling een belangrijke rol.
De computer neemt steeds meer massale
gelijksoortige werkzaamheden over. Dat
betekent dat eenvoudig manuaal werk
meer en meer verdwijnt. De computer
vraagt een grotere kennis van de men
sen. Gelukkig zijn er voor het verkrijgen
van specifieke vakkennis uitstekende
externe opleidingen. (Praktijkdiploma
boekhouden, MBA, SPD). Daarnaast
wordt gebruik gemaakt van interne op
leiding en 'training on the job'.
"Echter het grote probleem bij massale
verwerking blijft: "hoe motiveer je de
mensen steeds weer opnieuw en hoe
breng je over, dat de kwaliteit van hun
werk van het grootste belang is, omdat
uit het totaal van de gegevens de infor
matie wordt gevormd op grond waarvan
op diverse plaatsen beslissingen worden
genomen", aldus de heer Vink.
discipline
Hij gaat verder: "Een goede admini
stratie kan niet buiten het samenspel
met anderen bij ons o.m. het filialen-
"Dat zijn dan ook wel de pieken in
onze taken", vindt hij. We streven er
altijd naar binnen 3 weken na afloop
van een periode of kwartaal de resul
taten op tafel te kunnen leggen. Dat
betekent dat wij alle resultaten in één
dag moeten verwerken, want onze
"toeleveranciers" hebben ook hun
tijd nodig.
De hoofdboekhouding verzorgt bo- j
vendien een aantal centrale admini
stratieve werkzaamheden: BTW-
administratie, investeringsboekhou-
ding, afschrijvingen e.d., alsmede
het bepalen van het resultaat van de
"overhead" in relatie tot de vastge-
stelde budgetten.
centrale funktie
"Eigenlijk hebben wij een centrale
functie binnen de gehele admini
stratie", aldus de heer Roodenburg.
"We bepalen in eerste instantie de
winsten en de verliezen. Daarnaast
"J hebben we verschillende gespeciali-
I seerde mensen op de afdeling. Van-
Idaar dat wij vaak als vraagbaak die-
nen voor andere administratieve sec
toren".
"De hoofdboekhouding zit", zo ver- j
volgt hij, "als een spin in haar web.
j Aan de ene kant komt informatie j
binnen, aan de andere kant gaat die
eruit. We hebben veel aanloop van
andere afdelingen en de telefoon is
veelal druk bezet".
Als belangrijk punt noemt hij de j
noodzaak van eenheid van opvatting
over de wijze waarop ,,geboekhoud"
j moet worden. Roodenburg: "We zijn
j erg afhankelijk van de informatie die
we krijgen, want die moet goed zijn.
Immers wij verstrekken informatie, j
die voor anderen een stuk gereed-
schap is voor het uitstippelen van
j hun beleid".
op de goede weg
De heer Roodenburg is van mening
dat men op de goede weg is met de
gehele opzet van de administratie.
"Sommige procedures zou men nog
eens nader kunnen bekijken, maar
de organisatie in haar totaliteit func- j
tioneert beter dan voorheen het geval
was", stelt hij. En hij voegt eraan
toe: "Operationele afdelingen moe
ten misschien nog wel eens wat meer
rekening houden met het feit, dat er
een administratie is die bepaalde ge
gevens nodig heeft. Niet om leuke
cijferreeksen te kunnen opstellen,
maar om die gegevens te kunnen
leveren, die voor de totale gang van
zaken verantwoordelijke mensen no
dig hebben om daadwerkelijk te
kunnen besturen.
apparaat en leveranciers. Dat eist van
beide kanten een grote mate van disci
pline en ook een stuk bewustwording
van het bedrijfsproces. Dat begint al in
het filiaal, dat de gegevens op de juiste
manier en op de juiste tijd moet
aanleveren. De administratie is net een
spoorboekje: je kunt niet om discipline
en afspraken heen. Dat speelt ook
extern bijvoorbeeld met leveranciers
over de opstelling van hun fakturen".
Wat dit laatste betreft, meent drs Vink
dat er op nationaal niveau nog wel wat
gestroomlijnd kan worden.
Aan het slot van het gesprek vat hij zijn
visie op de administratie nog eens
samen.
"Wy werken ten dienste van andere
bedryfseenheden, die moeten weten dat
wy de administratieve staf van hun eigen
sektor vormen. Dat zy op ons kunnen
steunen voor alles wat zy aan gegevens
nodig menen te hebben om hun eigen
werk tot een succes te maken!"
