'ONMOGELIJK IN
EEN COMPLEX'
vliegen
in één klap'
'Vier
Administratie
is verfijn
Hoofd Lita - distributie en
-transport J.A. van Putten:
Ideeënbus PB-Zaandam
Lita-afdelingschef G. F. Boon:
pagina 8
Flitsen
„Het assortiment van Lita is zo omvangrijk en zo uiteenlo
pend, dat het tot dusver niet mogelijk is gebleken alles in één
complex onder te brengen," vertelt de heer J. A. van Putten,
die als hoofd distributie en transport van Lita dan ook met
bijzondere problemen wordt geconfronteerd, althans in verge
lijking met de bevoorrading van de normale detailhandelsza
ken in het Aholdbedrijf.
Bevoorrading
Slechts de wijze waarop de
zes Lita-showrooms worden
voorzien van het gevraagde is
niet zo ingewikkeld. Dat ge
beurt met rolcontainers, die
worden geladen in de distribu
tiecentra van Lita en bij de
showrooms worden bezorgd
door de dienst van de V.V.E.
(Verenigde Vijf Expediteurs) te
Hengelo. Maar dan gaat het om
niet meer dan zes zij het zeer
belangrijke afnemers.
Lita heeft echter duizenden
postorderklanten, die er allen
prijs op stellen het bestelde zo
vlug mogelijk in huis te heb
ben.
De heer Van Putten is deson
danks genoodzaakt van drie op
slagplaatsen gebruik te maken,
zodat het heel wat voeten ïn de
aarde heeft om alles vlot te doen
verlopen. Dankzij de inzet van
velen gelukt dit echter zonder
al te veel moeilijkheden, door
dat de indeling van het assor
timent is afgestemd op een
doelmatige verwerking van de
bestellingen.
Onderscheid
De heer Van Putten onder
scheidt in de eerste plaats twee
hoofdlijnen: meeneembare en
niet-meeneembare artikelèn.
De meeneembare vallen ook in
twee groepen uiteen: kleinere
en omvangrijke.
De kleinere artikelen (circa
1600) zijn al vanaf de start van
de PMC ondergebracht in een
opslagplaats bjj Kuipers TW1
(Twentse Witgoed Centrale) te
Hengelo. Circa 300 meer volu
mineuze artikelen liggen bij
Van Gend Loos te Enschede.
„Gezien de vereiste opslag
ruimte moet men dan ook voor
zichtig zijn met het opnemen
van „grote" artikelen in het Li-
ta-assiortiment," aldus de heer
Van Putten, „want dan komt
men door de opslag ook tot een
behoorlijke kostentoerekening,
althans gezien vanuit een distri
butie-oogpunt".
Inzicht
Bij de start van de Lita's wist
men echter weinig van de om-
zetmogelijkheden van de onder
scheidene artikelen en het is dus
wel enig zoeken en tasten ge
weest. Er bestaat nu echter al
een behoorlijk inzicht in be
paalde ontwikkelingen. „Via de
kosten wijzen wij merchandi
sing en verkoop op de conse
quenties van het opnemen van
bepaalde artikelen," zegt de
heer Van Putten, „meer invloed
hebben wij nog niet. Distributie
en opslag heeft verder een die
nende taak".
Dit over de opslag van de z.g.
meeneem-artikelen. De bestel
lingen komen naast die van
de zes showrooms van dui
zenden klanten uit het gehele
land. Elke bestelling is anders,
elke verzending is daarom vol
gens de heer Van Putten „een
uniek pakket".
Met als criteria gewicht, om
vang, waarde, verzendkosten
wordt een keuze gemaakt tus
sen verzending per post of per
„relatievervoer" (Van den
Berg, Hengelo). Ongeveer de
helft van de bestellingen gaat
als postpakket de deur uit, de
andere helft met een vracht
brief per Van den Berg-auto
(waai-van er 10 door Nederland
rijden).
Relatie
Van den Berg verzorgt dus
dit „relatie-vervoer". Vanwaar
deze naam? Van Putten: „Om
dat deze chauffeurs voor Lita
de relatie onderhouden met de
klant.
Ik moet zeggen dat zij dit voor-
voortreffelijk doen".
Grootste zorg van de heer
Van Putten op dit gehele ge
bied van opslag en aflevering
•van bestellingen: „Het hebben
Van voldoende voorraden van
de juiste artikelen en een vlotte
foutloze administratieve afwer
king van de bestelling. Elke af
wijking levert in principe een
ontevreden klant op."
Lita kent tenslotte nog grote
niet-meeneembare artikelen als
witgoed en meubilair. De op
slag daarvan is in het gebouw
van Technisch Onderhoud te
Amersfoort. Een deel van de
bestellingen moet Lita zelf ook
weer bestellen en dan is men
alleen intermediair tussen fa
brikant en afnemer. Een deel
levert men uit voorraad.
„Het vervoer daarvan is zeer
specialistisch," vertelt de heer
Van Putten, „zo moeten meu
belstukken soms in hoge flats
worden afgeleverd. Wandkas
ten moeten waterpas staan. De
chauffeurs dit loopt via de
V.V.E. moeten servicegevoe-
lig zijn. Daar ontbreekt het ech
ter niet aan, dat kan ik wel
zeggen. Die chauffeurs zijn het
visitekaartje."
Bezorgkosten
Lita berekent voor elke afle
vering 5,kosten. „Te laag",
vindt de heer Van Putten,
„maar je ontkomt er niet aan
-een deel van de kosten uit de
winstmarge te bestrijden.- Je
moet ook in deze sector zeer
concurrerend zijn."
Tenslotte uit hij nog twee
speciale wensen:
1. vanuit de klant gezien zou
de administratieve afhande
ling van een bestelling snel
ler moeten kunnen gebeu
ren, hij heeft het bestelde
dan eerder in huis. Daarvoor
zou afstemming nodig zijn
van administratieve formu
lieren bij Lita enerzijds en
expeditie en giro anderzijds.
2. de Lita beheerder te ontlas
ten van het huidige arbeids
intensieve bestelsysteem
(monnikenwerk) door ge-
komputeriseerde vastlegging
van het verkochte artikel
tijdens de koopdaad.
Donderdag 13 februari 1975
was voor twaalf inzenders
van de Ideeënbus P. B.
Zaandam een gedenkwaar
dige dag. De heer Vreug-
denhil reikte in het O.G. vier
beloningen uit boven f '250,-.
Alle personeelsleden van het
Papiermagazijn ontvingen geza
menlijk een beloning van 268.
Als groep hadden zij een voor
stel ingediend om, voor een
bepaald produkt, een andere
omdoos te gebruiken; de in
voering hiervan resulteerde in
een kostprijsverlaging van het
produkt.
De heer P. Smit van de O.D.
legde zich niet neer bij een
storingsbron in de chocolade-
vorminsta'Maties die al jaren vrij
hoge kosten en ongerief met
zich meebracht. Op een simpele
en ingenieuze wijze heeft hij
Administratie is al lang geen „geschiedschrijving"
meer, maar het leveren van gegevens waar andere af
delingen wat mee kunnen doen. Dat is de kern van het
gesprek met de heer G. F. Boon, afdelingschef (AC),
speciaal belast met het administratieve gebeuren rondom
de Lita.
Voor wat betreft de ver
koop via de showrooms is er
niet zo veel verschil met de
administratie voor de ver
koop in de filialen. De bij
zondere administratieve as
pecten zitten vooral in de
verwerking van de post-or
ders.
Procedure
„De bestellingen komen
schriftelijk in Zaandam bin
nen." vertelt de heer Boon,
„waarna de klant eén rekè-
ning krijgt plus acceptgiro
om gemakkelijk te kunnen
betalen. Pas na ontvangst
van de betaling wordt een
bestelling uitgevoerd." Dit is
een belangrijk verschil met
de normale detailhandelsver
koop, zoals deze zich binnen
Ahold afspeelt.
Bij de postorderverkoop
van Lita heeft men te maken
met een enorm klantenbe
stand.
Betaalwijze
In het bestand van klanten
die een bestelling hebben ge
plaatst wordt geautomati
seerd vastgespeld jyelke be
stellingen nog niet zijn be
taald. Omdat na een order
de goederen wel worden ge
reserveerd moet er ook een
moment zijn waarop een niet
bestaande order weer onge
daan wordt gemaakt.
„Dat gebeurt na zes weken,
dan wordt het bestand ge-
cleand, zoals wij dat noemen.
Dat betekent dat een postor-
derbéstelïing nooit ianger dan
zes weken in'het bestand zit:
deze wordt uitgevoerd als
de betaling binnen is of na
die periode verwijderd als er
geen betaling is gekomen,"
vertelt de heer Boon.
Verwerking
De administratie moet ook
de gegevens leveren wanneer
een bepaald artikel niet meer
leverbaar is. Een ieder die
een dergelijk artikel heeft
besteld moet dan een be
richtje krijgen met de vraag
of hij genoegen wil nemen
met een soortgelijk vervan
gend artikel.
De heer Boon noemt de
Lita-aclministratie een „ver
dere automatisering van de
administratie van de vroegere
PMC.". Het systeem is meer
verfijnd, omdat het Lita-
management-team ook ande
re en jneer gegevens wilde
hébben.""
„Wij hebben als admini
stratie nu geen passieve
functie meer, maar een ac
tieve taak. Bij de Lita ben
ik voor de administratieve
verwerking direct betrokken
bij het^beleid. Daardoor woon
ik de vergaderingen bij van
het managerrïent-team, waar
in ik met een eigen inbreng
kan mee-oordelen en mee-be-
slissen. Daardoor ben je van
af hef begip betrokken bij in
koop, verkoop, catalogusver
zending enz. Dat maakt het
werken in de administratie
boeiender dan in het verleden
het geval was. Men vraagt
om gegevens waarmee men
wat kan doen in het totale
beleid."
De heer Boon kan dan ook
met recht zeggen, dat h\j twee
„bazen" heeft: één voor het
verstrekken van de juiste ge
gevens voor de totale admini
stratie en één voor het reali
seren van het gewenst resul
taat.
eèn oplossing uitgedacht en uit
gevoerd waardoor dit prob'.eem
nu tot het verleden behoort.
Zijn beloning was 290,-^.
Het derde voorstel was van
de heren F. de Sales Rodrigues
en R. Algra; machinedrijvei's op
de repenverpakkingsafdeling.
Een verbetering aan de repen-
bundelmachines, door hen zelf
gerealiseerd, resulteerde in
strakkere bundels. Hiermede
werd een storingsbron opgehe
ven bij het automatisch vullen
en sluiten van omdozen; losse
bundels veroorzaakten vast
lopen van deze installatie en
repenbreuk. Tevens is een ste
vige bundel een betere verkoop
presentatie. De beloning voor
deze verbetering bedroeg 350.
Het vierde voorstel; van de
heer K. Klein werkzaam bij de
onderhoudsdienst, betrof een
verandering aan de automa
tische besturing van de repen-
transportband achter de repen-
vorminstallatie. Realisering van
dit voorstel resulteerde in een
Linke besparing aan transport
banden en op produktuitval. De
heer Klein ontving voor dit
voorstel 615,
