Dienst Inkoop Bedrijfsbenodigdheden
plaatst per jaar 20.000 orders
Eenvoudig schema
van een
nieuwbouwproject
Groepen
Auto's
a»
Coeo-
KeuziHt-
S
AH-Flitsen
6
De Dienst Inkoop Bedrijfsbe
nodigdheden is om meer dan
één reden een fascinerend be-
drijfje-in-het-grote-bedrijf.
Hoewel de Dienst zelf maar
klein is (de staf bestaat uit vijf
man) omvat zij een werkterrein
dat loopt van de aanschaf van
jasschorten voor het voltallig
AH-winkelpersoneel tot het be
stellen van een complete inven
taris voor de nieuwe centrale
slagerijen in Zaandam. Kasre
gisters, winkelwagentjes en hef
trucks zijn er even normale ar
tikelen als cellofaanpapier en
papieren vleesschaaltjes.
Onnodig te vermelden dat men bij de
ze Dienst omgaat met bedragen, die
tot in de miljoenen lopen. Vanuit zijn
kamer aan de Zaan (Oostzijde) houdt
het hoofd van de DIB. drs. F. J. H.
Schuurman, bijgestaan door vier inko
pers de gang van zaken zorgvuldig in
het oog. 'Afgezien van basisgrondstof
fen als bijvoorbeeld cacaobonen ko
pen wij eigenlijk alles wat niet voor
wederverkoop bestemd is', zegt hij.
'Dpor een centraal gevoerd beleid
kunnen we gunstige omstandigheden
voor de inkoop creëren. Daarbij moet
men ons natuurlijk niet als boodschap
penjongens zien. Waar het even kan
bundelen we zoveel mogelijk kleine
transacties samen tot grotere. Daar-
Drs. F. J. H. Schuurman
door kun je de efficiency van een be
drijf alleen maar bevorderen.'
Wanneer treedt de Dienst in werking?
Zodra er waar dan ook in het bedrijf
behoefte aan materiaal bestaat. Dat
kan zijn in het distributiecentrum Til
burg. in een Supermart in Amsterdam,
in een magazijn of een produktiebe
drijf. Juist doordat de DIB zulke
allesomvattende activiteiten herbergt
heeft men, om een duidelijke werkwij
ze te bevorderen een verdeling ge
maakt in twee grote groepen: de ver
pakkingsmaterialen (waarbij ook
drukwerken en formulieren zijn on
dergebracht) en de inrichting van win
kels, produktiebedrijven en kantoren.
Waarbij dan ook nog behoren auto's,
trucks, magazijnen en distributiecen
tra. De begroting van de Dienst betreft
voor een gedeelte investeringen, voor
het overige deel verbruiksartikelen.
Enkele posten op die begroting: papie
ren winkelzakken (f 2 miljoen), inrich
ting van een Supermart 50.000),
15.000 plastic kratten voor kaas a
20,— per stuk 300.000), winkelwa
gentjes (vier ton), 6 ovenlijnen voor het
produktiebedrijf Tilburg: 700.000).
De inkoop van PMC-artikelen, die tot
voor kort ook bij de DIB was onderge
bracht, geschiedt thans door een zelf
standige groep.
De Dienst Inkoop Bedrijfsbenodigd
heden heeft ervaren inkopers tot haar
beschikking voor de inkoop van tech
nische artikelen. Het werk wordt ver
deeld naar artikelengroep. met telkens
één contactpersoon voor de werkmaat
schappijen. De aard van de werkzaam
heden eist van de Dl B-mensen een
veelvuldig contact met vakmensen bui
ten de dienst om. Ondanks menings
verschillen die er soms vanuit techni
sche standpunten bestaan worden alle
beslissigen door de hele groep gedra
gen. Hetgeen een sterke onderhande
lingspositie naar buiten toe alleen
maar ten goede komt.
Een voorbeeld uit de praktijk: toen
men moest overgaan tot de aankoop
Hieronder volgt een kleine greep uit de veelsoortigheid van artikelen die
zijn ondergebracht bij de DIB: Verpakkingsmaterialen: alle papier, (winkel
zakken, maar ook wikkels voor brood en koek, folie enz.) Blikken (voor
koffie en vleeswaren), glas, (wijn- sherry- en portflessen, in totaal meer dan
13 miljoen flessen voor alle dranken die Ah zelf bottelt!) Nog meer glas;
voor pindakaaspoten en jampotten en verder voor alles wat uit het eigen
produktiebedrijf komt.
Bij de inrichting van distributiecentra, supermarts enz., zorgt de Dienst
voor alles „wat niet nagelvast is en verbouwingen betreft". Dus wèl voor
winkelwagens, jasschorten, handdoeken voor het personeel, kantoorbehoef
ten, pallets, kasregisters, inpakmachines, transportkarren, koelcellen enzo
voorts.
We zeiden het al eerder: een fascinerend bedrijf!
van 6 nieuwe ovenlijnen voor het nieu
we produktiebedrijf Tilburg werden
door vertegenwoordigers van diverse
groepen die straks met de ovens aan
het werk moeten, vier ovens getest op
hun bruikbaarheid, waarbij de prijs bui
ten beschouwing bleef. De beoordelin
gen werden afzonderlijk door middel
van cijfers gegeven, waarna men bij de
DIB aan de hand van alle gegevens een
eindrapport kon opstellen. Pas daarna
werd een merk uitgezocht. Het spreekt
vanzelf dat men bij de aanschaf van
dergelijke grote beslissingen bepaald
niet over één nacht ijs kan gaan.
Bij alle activiteiten van de DIB vormen
de auto's weer een hoofdstuk apart,
per jaar worden er 80 a 90 personen
auto's aangeschaft ten behoeve van
personeelsleden (in totaal zijn er 280 in
gebruik). De DIB maakt de onder
houdscontracten, houdt toezicht op de
exploitatie en doet hetzelfde voor alle
trucks enheftrucks(enerwordtbij AH
heel wat geheven!). Verder zorgt men
voor gereedschappen, voor onder-
houdsmaterialen, verlichtingsartikelen
en de brandstof (olie en benzine). Het
gaande houden van een dergelijk wa
genpark alleen al is een enorm karwei.
Naast alle zorgen voor de inkoop is er
ook nog die voor de inventaris van de
magazijnen. Alle artikelen die snel le
verbaar moeten zijn en die niet uit de
leveranciersvoorraad komen, mo'eten
worden opgeslagen. Het gaat hierbij
meestal om winkelmeubilair en weeg-
apparatuur.
De gang van zaken betreffende leve
ranties en de ontstane behoefte aan
materiaal wordt sinds kort bijgehou
den met behulp van een computer. Op
aparte formulieren vullen de leveran
ciers al hun gegevens in. Die gaan dan
in de computer die op zijn beurt op
ponsbanden lijsten produceert waarop
de stand van de bestellingen overzich
telijk wordt gerangschikt. Een omzet-
statistiek dient tot verdere steun bij het
inkoopbeleid. Per jaar geeft de DIB
zo'n 20.000 orders uit.
Drs. Schuurman: 'In de praktijk zijn
wij de schakel tussen de behoefte aan
materiaal enerzijds en de leveranciers
anderzijds. Door het aantrekken van
mensen die het nodige kunnen presteren
doen we ons best geen zinloze schakel te
zijn. Wij kunnen onze positie het best
waarmaken, als wij vanaf het eerste mo
ment worden ingeschakeld. De goede
samenwerking binnen het bedrijf is dan
ook een van onze grootste steunpunten.
Terrein is gekocht
na goedkeuring vestigings
commissie
Inbreng BTD adviseur,
kosten raming.
BTD i BA neemt contact op
met gemeente etc over de te
stellen eisen op esthetisch en
constructief gebied Laat
sonderingen uitvoeren
BTD/BB Als zich op het ter
rein opstallen bevinden wordt
sloop opgedragen.
BTD/ BA zet aan de hand van
de gegevens, verstrekt door
vestigingsonderzoek en situ
ering een lay-out op, die door
de directie wordt goedge
keurd,
BTD/BA Bouw-techmsche dienst-Bouwkundige afdeling
BTD/TA Bouw-technische dienst/Technische afdeling
BTD/TA vraagt technische gegevens
op aan de nuts bedrijven t. w electra
waterlevering en vangt aan met
het benodigde tekenwerk
BTD BA dient bouwaanvraag
werkt bouwtèkenmgen uit
BTD/ BB vraagt aan de hand
van de lay-out en enige schet
sen van 't project een budget
aan de directie, met behulp
van deBTD/TA
Goedkeuring
om te
BTD TA technische tekeningen uitge
werkt o.a. voor centrale verwarming
ventilatie elektrische installatie
koeltechnische apparatuur hinder
wettekening
BTB/BA Bouwkundige tekeningen werktekeningen uit
werken en aanpassen aan gemeente-eisen en eventueel
wijziging in verkoopgewoonte
bouwen,
BTD/TATekenmgennaarinstalla-
teurs voor prijsaanvragen m.i
Technische gegevens naar inkoopaf- IN 11
deling voor aankoop apparatuur Be- Je
grotingen worden opgezet
opdracht:
BTD/BB bouwkundige gegevens naar
aannemer voor prijsaanvraag
BTD BB maakt met dezelfde gegevens ook een begro ting
BTD/ TA technische installaties worden opge
dragen en in het werkschema opgenomen
Voortgangscontrole door de opzichter
Gebouw, installaties
worden overgedragen aan de
verkoop
BTD/BB. Indien prijs accoord
wordt opdracht gégeven
Werkschema voor de uitvoe
ringswerkzaamheden wordt
in onderling overleg bepaald.
Bouw kan aanvangen
BTD BB vraagt gegevens
aan de afd. Vormgeving voor
de decoratieve afwerking van
het gebouw, speciaal voor 't
verkoopgedeelte
BTD BB vraagt check-list
van de inventaris op aan de
afdeling pre-opening voor be
stelling inventaris door de in-
koopdienst.
BTD/BB Bouw in uitvoering.
Opzichter houdt kwaliteits- en
voortgangscontrole en rap
porteert afwijkingen en stemt
de diverse werkzaamheden
op elkaar af
Na gereedkomen van de
bouwtechnische werkzaam
heden worden de technische
installaties gekeurd door de
BTD/TA
BTD BB levert 't gebouw en
parkeerterrein op
Pre-opening plaatst inventa
ris en artikelen en maakt het
geheel gereed voor verkoop.
BTD/TAneemt het techn. on
derhoud in beheer.
BTD/BB het bouwkundig on
derhoud
