Sommige filialen
vertrouwen het nog
steeds niet
11 l2l3IMEI6l7l8iqiOI
Hoopgevende
resultaten bij AH
met optisch lezen
ttl optisch leesbare cijfers
Rekening in vorm van ponskaart
Ruilen in Laren N.H.
AH-Flitsen
4
Woensdag 15 iuli ging te Vlaardingen (Holy) in het winkelcentrum
"ds Loper' Albert Heijn's 116e supermart open.
Op de foto: de bedrijfsleider de heer J. C. van Kleij en zijn echtgenote,
met zijn team van medewerkers, waarbij, dachten wij, het schone geslacht
duidelijk in de meerderheid was.
Wij wensen hen veel sukses in hun nieuwe zaak!
SM Laren zond ons een blauwe onvoorwaardelijke garantie- en ruilbon
met de onderstaande vermakelijke inhoud:
Artikel Hoeveelheid Prijs Bedrag
Felix Quick één 0,93
Katkins één 0,77
Katvoed twee 0,55 ƒ1,10
Totaal 2,80
Reden van vergoeden/ruilen' poes weggelopen.
In een van de vorige nummers van 'Flitsen' is uitgelegd hoe een
computer cijfers kan lezen met behulp van een optische lezer. In
het AG is onderzocht of het mogelijk en wenselijk is om van deze
revolutionaire apparatuur gebruik te gaan maken. Gebleken is dat
er vele toepassingsmogelijkheden zijn, vooral voor formulieren
die in het filiaal ingevuld en in het AG verder verwerkt moeten
worden.
'Er zijn filiaalchefs, die de lijsten met prijzen van de leveranties
nog steeds niet helemaal vertrouwen, maar in 9.999 van de 10.000
gevallen heeft het hoofdkantoor gelijk. Beter gezegd: de com
puter.' Dit zegt de heer C. Visser van de afdeling 'Informatie
verwerking Kontrole', als we voor Flitsen ook even bij hem langs
lopen om te horen hoe het nu gaat met de ponskaartenfakturering,
die half december werd ingevoerd in aansluiting op de standaard-
fakturen, waarmee reeds begin vorig jaar werd gewerkt. Beide
voorlopig alleen nog op het gebied van de leveranties aan de
filialen.
Proeven
Daarom werd er aan een 20-tal me
dewerkers uit de filialen gevraagd
om deel te nemen aan een proef
om zodoende een inzicht te krijgen
in de problematiek van het leren
schrijven van optisch leesbare cij
fers. Deze proef werd gehouden bij
de I.B.M. te Amsterdam, waar na
een instruktie van IV2 uur door
ieder der aanwezigen 5 testformu
lieren ingevuld werden. Het resul
taat was dat slechts een half -
van de 2000 cijfers - niet herkend
of fout gelezen werd. Na dit hoop
gevende resultaat werd een 2e test
gehouden met 20 filialen, die schrif
telijk geïnstrueerd werden.
Resultaat: 1,7% van het totaal aan
tal geschreven cijfers was fout.
Ondanks dat er ruim 3-maal zoveel
fouten gemaakt werden, is het per
centage toch alleszins acceptabel
om verder te gaan met schriftelijke
instrukties, daar verwacht wordt dat
dit percentage na verloop van tijd
zal dalen.
Vandaar dat eind juli alle filialen
een schriftelijke instruktie gehad
hebben. Een week later werd er
tevens gestart met het invullen
van de af- en bijboekingsformulie-
ren met optisch leesbare cijfers.
Waarom nu al deze moeite om het
toch al druk bezette filiaalpersoneel
ook nog te belasten met het aan-
pasen van hun handschrift?
Een groot voordeel ligt namelijk in
het feit dat formulieren die optisch
gelezen worden, fouten van tussen
schakels, zoals het ponsklaarma-
ken, het verponsen en het kontro-
leren van dit ponswerk uitsluiten.
Dat het elimineren van deze werk
zaamheden ook financiële voorde
len biedt, behoeft geen betoog.
Indien het resultaat van het optisch
lezen in de filiaalsektor aan
de hooggespannen verwachtingen
blijft beantwoorden, zullen andere
bedrijfsonderdelen zeker volgen.
In een volgend stukje in 'Flitsen'
zal vermeld worden of het fouten-
percentage inderdaad dalende is.
De heer Visser noemt het getal
9.999 niet om daarmee exact aan te
geven hoeveel korrekties de filialen
wel aanbrengen in de debetstaten
die zij eens per week ontvangen:
lange lijsten met door de filiaal
chefs bestelde en door de deel
nemende leveranciers geleverde
goederen, voorzien van code
aanduidingen, prijzen en alle an
dere noodzakelijke gegevens.
Voordien moesten die gegevens
allemaal worden gekontroleerd
(vooral ook de prijzen!), maar die
kontrole is nu dank zij het nieuwe
systeem voor het grootste deel
door de computer op het hoofd
kantoor overgenomen, zodat alleen
nog slechts behoeft te worden na
gegaan of de geleverde hoeveel
heden kloppen met de bestelde
hoeveelheden. Voor de rest: geen
'centje pijn' meer en tóch er
zijn nog steeds bedrijfsleiders, die
de vermelde prijzen niet helemaal
vertrouwen (in dit vak met duizend
en-één artikelen en uiterst scherp
gekalkuleerde verkoopprijzen een
waardevolle eigenschap overigens).
Maar als zij dan - naar hun mening
korrekte - korrekties doorgeven,
blijkt dat de computer het praktisch
altijd bij het rechte eind heeft.
Waarmee dan maar gezegd wil zijn,
dat fouten zo goed als uitgesloten
zijn en dat persoonlijke na-kontrole
echt verloren tijd is
Rompslomp
De geschiedenis van deze ge
automatiseerde externe fakturering
begint in 1968, zo vertelt ons de
heer J. Gerssen, systeem-analist
op de afdeling Automatiserings
voorbereiding. Op initiatief van
de Vereniging van Grootwinkel
bedrijven in Levensmiddelen werd
een werkgroep in het leven ge
roepen, die onder leiding van dr.
C. Brevoord, hoofd Administratie
van Albert Heijn, de opdracht kreeg
een standaardfaktuur voor de
levensmiddelenbranche te ontwer
pen om een eind te maken aan de
nogal chaotische rompslomp, die
nu eenmaal onvermijdelijk gepaard
gaat met de bestelling, aflevering,
fakturering en betaling van duizen
den verschillende artikelen. Im
mers, iedere leverancier heeft daar
bij zijn eigen systemen, formaten
en indelingen.
Bestond de werkgroep aanvanke
lijk uit drie leden (die De Gruyter,
Simon de Wit en Albert Heijn ver
tegenwoordigden), al gauw werd
GEBRUIK HB POTLOOD
de kommissie uitgebreid met ver
tegenwoordigers van een aantal
grote leveranciers. Het resultaat
was bemoedigend: er kwam een
standaardfaktuur uit de bus; een
faktuur met een uitgekiende indeling
en vaste plaatsen voor de diverse
noodzakelijke gegevens, die voor
dien 'schots en scheef' over de
veelsoortige fakturen verspreid
stonden. AH voerde deze stand-
daardfaktuur begin 1969 in (althans
voor zover de betrokken bedrijven
daaraan hun medewerking gaven)
voor alle leveranties aan de filialen.
De heer Gerssen: 'Thans is reeds
50 procent van deze fakturering
gestandaardiseerd en dat is in zo'n
korte tijd een geweldig sukses. Het
betekent dat niet alleen wij, maar
ook de leveranciers er een grote
besparing aan tijd, kosten en moei
te in zien'.
Volgende stap
Bij die standaardfaktuur is het ech
ter niet gebleven. Het werd de
kommissie spoedig duidelijk wat
de volgende stap moest zijn: een
faktuur die door de computer ver
werkt en gekontroleerd zou kunnen
worden, want juist in de kontrole
van alle faktuurposten (hoe effi
ciënt ingedeeld ook) zit een ont
zaggelijke hoeveelheid - vaak nog
al geestdodende - arbeid, waarbij
bovendien de kans op fouten vrij
groot is. De stuksprijs van een
artikel mag dan in een bepaald
geval bijvoorbeeld 'slechts' 1 cent
te hoog berekend zijn, als het gaat
om 500.000 stuks
I1
Na
ponskaart-faktuur
magnetische band
Er zijn momenteel reeds tien
grote leveranciers, die hun
rekeningen voor aan filialen
geleverde goederen aan het
hoofdkantoor toezenden in
de vorm van door onze
computer verwerkbare pons
kaarten.
Dat zijn: Iglo, v. d. Bergh
Jurgens, Zuidnederlandse
Melkunie, Wagenberg Festen
nv, Nutricia Nederlandse Ex
port Papierfabriek, Centrale
Suiker Mij., Eubisfa, Phoenix
en ons produktiebedrijf te
Wijhe.
Met diverse andere leveran
ciers, die over een mecha
nische administratie beschik
ken. vinden nog besprekin
gen plaats. Inmiddels echter
komt er alweer een nieuwe
ontwikkeling op gang: fak
turering via magnetische
banden, 'n computersysteem
dat niet alleen nóg snellere
verwerking mogelijk maakt,
maar dat bovendien aan
zienlijk meer mogelijkheden
biedt dan de ponskaart. Het
zal wellicht niet lang meer
duren of de eerste rekening-
op-een-bandje zal bij Albert
Heijn binnenkomen
Er kwam een subkommissie, waar
in ook de chef van de afdeling Auto
matiseringsvoorbereiding, de heer
W Busch, zitting nam. En deze
groep deskundigen kwam tot de
konklusie dat voor het beoogde
doel het meest de ponskaartfaktuur
in aanmerking kwam, omdat prak
tisch elk flink bedrijf in deze tijd
wel over een mechanische admini
stratie (ponsapparatuur) beschikt.
Wel, ook die ponskaartfaktuur
kwam er.
Sinds dit systeem op 15 december
vorig jaar werd ingevoerd heeft AH
reeds met 10 grote leveranciers
afgesproken dat zij hun rekeningen
insturen in de vorm van 'gaatjes',
die door onze computer In zeer
korte tijd feilloos worden vertaald,
gekontroleerd aan de hand van de
verzamelnota's en op overzichte
lijke wijze op papier worden gezet.
Daaruit is in één oogopslag per
filiaal af te lezen door welke leve
rancier op welke datum welke
hoeveelheid artikelen tegen welke
prijs is afgeleverd. De bedrijfsleider
heeft niets anders meer te doen
dan na te zien of de geleverde
hoeveelheden kloppen met het be
stelde. De prijzen staan immers
centraal vast en kunnen daarom
gemakkelijk door de computer wor
den gekontroleerd.
Zes tegen één
Voor wie weet hoe het vroeger ging
(en voor een deel van de leveran
ciers nu uiteraard nog), is het
duidelijk dat langs deze weg een
enorme papierlawine geleidelijk aan
wordt ingedamd en plaats gaat
maken voor efficiënte, uiterst soe
pele verwerking. Om een voorbeeld
te noemen: wekelijks moeten zo'n
6.000 Iglo-posten behandeld wor
den; voorheen waren daarvoor zes
mensen een hele dag in touw, af
gezien nog van de kontroles in de
filialen. Nu wordt de hele verwer
king van deze fakturen gedaan in
IV2 uur door... één man (èn de
computer natuurlijk!).
De heer Visser: 'Vorig jaar om
streeks deze tijd werkten we met
5 a 7 man twee keer per week een
hele avond over. Dat komt nu prak
tisch niet meer voor, terwijl er
op deze afdeling nu nog maar
twee man zitten tegen vorig jaar
twaalf
Is het eigenlijk wel plezierig voor
de betrokken medewerkers, om als
gevolg van de automatisering te
moeten overschakelen op ander
werk? De heer Gerssen: 'Sommi
gen vinden dat - als ze er voor
staan - inderdaad niet zo leuk.
Maar al gauw blijkt dat het andere
werk meestal levendiger is. In de
regel is het immers zo, dat de com
puter doorgaans vooral min of
meer geestdodende werkzaam
heden overneemt. Het kreatieve,
meer verantwoordelijke werk blijft
in handen van de mensen en dat
is uiteindelijk - zo ervaren de be
trokken medewerkers ook - wél zo
plezierig'.
Er is over deze hele ontwikkeling
in de fakturering natuurlijk zóveel
te schrijven, dat we er best een
kompleet nummer van Flitsen mee
zouden kunnen vullen, maar dan
zou het 9.999 AH-ers stellig gaan
duizelen. Met één vraag blijven we
evenwel nog zitten. Je kan in die
computer natuurlijk duizenden vas
te gegevens stoppen, maar er
komen voortdurend talrijke prijs
wijzigingen binnen. 'Ach', zegt de
heer Gerssen, 'het prijzenbestand
in de computer kan dagelijks ge
middeld binnen tien minuten wor
den aangepast
